Näytä kaikki artikkelit

Uudista taloushallinto, sähköistä perinteiset prosessit

Talouden reaaliaikaistuessa myös taloushallinnon tulee uusiutua. Keskiössä on digitalisoituminen, joka kustannustehokkuuden lisäksi parantaa asiakaskokemusta.

Uudista taloushallinto

Matkalla kohti reaaliaikaista taloutta perinteiset liiketoimintamallit eivät voi jäädä entiselleen. Vaikutukset ulottuvat taloushallintoon, jota yritykset pyrkivät vimmatusti digitalisoimaan.

Laskujen, kuittien, maksuliikenteen ja taloushallinnon digitalisaatio tuo kustannussäästöjä, tehokkuutta ja entistä parempaa palvelutasoa. Kun aikaisemmin manuaalisesti suoritetut prosessit automatisoidaan, työn tehokkuus nousee, taloushallinnon taakka kevenee sekä asiakas- ja työntekijäkokemus paranee.

Päivitä laskutus digiaikaan

Laskutuksen sähköistäminen on keino pitää taloushallinto ajan tasalla. Moni kuluttaja haluaa jo laskunsa sähköisesti, mutta haasteita tuo se, että osa haluaa pysyä perinteisen paperilaskutuksen piirissä. Kun yritykset siirtyvät digitaaliseen laskutukseen, ne joutuvat tasapainoilemaan kahden ryhmän välillä.

– Monissa yrityksissä sähköistymisaste on saturoitunut ja asiakkaita on vaikea saada siirtymään sähköisen laskutuksen, viestinnän tai asioinnin piiriin. Yrityksen yksipuolinen päätös ei riitä, sillä kuluttajat on saatava valitsemaan sähköinen vaihtoehto omaehtoisesti, sanoo Postin digitaalisten ratkaisujen päällikkö Juha Risikko. Posti tarjoaa erilaisia välineitä laskutuksen digitalisoimiseen. Konkreettinen tapa toteuttaa kuluttajien siirtymä sähköiseen laskutukseen on OmaPosti. Siellä kuluttaja hallinnoi laskuja, kirjeitä ja paketteja mobiililaitteellaan.

– OmaPostissa ei digitalisoida pelkästään laskuja, vaan koko yrityksen ja kuluttajan välinen viestintä.

DNA ja Posti aloittivat yhteistyön kymmenen vuotta sitten. Tuolloin DNA:n laskujen sähköistymisprosentti oli alle kymmenen ja laskuja lähetettiin 15 miljoonaa vuodessa. Pitkäjänteisellä yhteistyöllä ja kuluttajan motivoinnilla DNA on nyt lähellä 90 prosentin sähköistymisastetta. Laskuja lähetetään vuodessa jo noin 20 miljoonaa. Lue case DNA.

Nopeutta taloushallintoon sähköisillä kuiteilla

Paperiset kuitit ovat tuottaneet yrityksille työtä ja harmaita hiuksia. Laskutuksen lisäksi tehokkuutta tuo kuittien sähköistäminen, sillä se mahdollistaa koko prosessin automatisoinnin. Virheiden määrä vähenee ja taloushallinnon taakka kevenee, kun kuitit kulkevat harvempien käsien kautta.

Postin myyntijohtaja Simo Rikkonen korostaa kuittien sähköistämisessä tiedon liikkumisen nopeutta. Parhaimmassa tapauksessa tieto kuluista siirtyy heti niiden synnyttyä reaaliajassa taloushallintoon ja siitä kirjanpitoon. Kuluja on mahdollista automaattisesti kohdistaa esimerkiksi oikeille ALV-kannoille tai projekteille. Kun manuaalinen työ poistuu, prosessi nopeutuu ja kustannuksia säästyy huomattavasti, Rikkonen lisää.

Posti on jo tuonut omiin ostolaskujen käsittelyprosesseihinsa tekoälyä ja koneoppimista. Tekoäly ja ohjelmistorobotti lukevat saapuvien laskujen tiedot jo 95 prosentin tarkkuudella.

– Automatiikka hoitaa laskuista jo 28 prosenttia, ja luku paranee jatkuvasti koneälyn oppiessa lisää. Tavoitteenamme on saada 70–80 prosenttia laskuista esitarkastuksesta läpi niin, ettei työntekijän tarvitse tarkistaa niitä, Rikkonen sanoo. 

Tulevaisuuden järjestelmät muutoksen suunnannäyttäjinä

Suomen valtiolla on tavoite, että vuonna 2025 reaaliaikainen talous olisi jo arkipäivää. Postilla on merkittävä näköalapaikka taloushallinnon digitalisaatiossa, sillä se on mukana Valtiokonttorin Yrityksen digitalous -hankkeessa. Hanke edistää reaaliaikatalouteen siirtymistä.

– Olemme yhdessä Valtiokonttorin kanssa rakentamassa kokonaisuutta, jossa tieto liikkuu automaattisesti ja reaaliaikaisesti aina rahaliikenteestä taloushallinnon järjestelmiin, Risikko sanoo.

Lisäksi Posti on ollut perustamassa Findy Osuuskuntaa. Findy luo Suomeen järjestelmän, jossa tieto liikkuu organisaatioiden välillä turvallisesti. Järjestelmässä voi jakaa erilaisissa asiointitilanteissa henkilökohtaisia tietoja. Kun tietojen oikeellisuuden tarkistaminen nopeutuu, tehokkuus kasvaa ja tuottavuus paranee.

Lue myös artikkeli Laskutuskanavilla on väliä – koostimme listan asioista, jotka jokaisen tulisi tietää laskuttamisesta.

Haluatko sähköistää yrityksesi taloushallinnon prosesseja?