Näytä kaikki artikkelit

Case Carea - Potilaskutsujen käsittely sähköiseksi - lisää aikaa hoitotyöhön

Carea eli Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymän erikoissairaanhoidon poliklinikoille tehdään 100 000 potilaskäyntiä vuodessa, joka tarkoittaa vastaavaa määrää ajanvarauksia ja potilaskutsuja. Carea päätti sähköistää potilaskutsujen lähettämisen Postin iPost Printer Driver -palvelun avulla, koska paperisten kutsukirjeiden lähettäminen liitteineen oli työlästä ja vei poliklinikoiden työntekijöiden aikaa ydintehtäviltä.

Case Carea

Potilaskutsut lähtevät nyt poliklinikoilta suoraan automatisoituun iPost-tuotantoprosessiin, jossa kirjeet tulostetaan, kuoritetaan ja postitetaan. Kutsuissa tarvittavat liitteet, kuten ohjeet sairaalaan saapumisesta tai tutkimuksiin valmistautumisesta poimitaan kutsuihin mukaan tietojärjestelmästä. Aineiston lähettäminen käsiteltäväksi onnistuu Printer Driverin avulla omilta työasemilta yhtä helposti kuin sen tulostaminen omalle tulostimelle, yhtä painiketta klikkaamalla.

- Halusimme vähentää manuaalista kirjeiden käsittelytyötä ja tehostaa omaa prosessiamme. Ratkaisu säästää työaikaa merkittävästi, ja työntekijät ovat olleet siihen hyvin tyytyväisiä. Kutsujen ja liitteiden käsitteleminen venytti pahimmillaan työpäiviä. Nyt työntekijöiden aika säästyy merkityksellisempiin töihin, Carean johtajaylihoitaja Arja Narinen kertoo.

- Lisähyöty on se, että kutsut voidaan toimittaa ratkaisun avulla vastaanottajillej joko perinteisesti paperilla tai sitten sähköisten kanavien kautta. Sähköistä viestintää toivovien asiakkaiden osuus kasvaa koko ajan. Uudistamme parhaillaan sähköistä asiointijärjestelmäämme ja Printer Driver toimii hyvin yhteen sen kanssa ohjaamalla kirjeet asiakkaan haluamaan kanavaan.

Yhdenmukaista potilasviestintää

Printer Driver -palvelua kokeiltiin ensin silmätautien sekä korva-, nenä- ja kurkkutautien poliklinikoilla, jonka jälkeen se otettiin käyttöön Careassa poliklinikka kerrallaan. Käyttöönoton yhteydessä potilaskutsujen kirjepohjat on muokattu ja ohjemateriaalit on käyty läpi ja päivitetty. Ohjeita on myös niputettu valmiiksi paketeiksi helppoa kutsuihin liittämistä varten.

- Aikaisemmin jokainen poliklinikka teki kutsut omalla tavallaan. Nyt kaikki meiltä lähtevät potilaskutsut ovat ulkoasultaankin yhdenmukaisia, ja asiakkaat saavat aina siistin, hyvälaatuisen kirjeen, Arja Narinen kertoo.

Vaivattomasti avaimet käteen

Vaivattomasti avaimet käteen Carean tietohallintojohtaja Matti Ahola kertoo, että Printer Driver -ratkaisun käyttöönotto oli vaivaton. Posti oli Carealle ennestään tuttu kumppani, sillä kuntayhtymä on käyttänyt iPost-palvelua usean vuoden ajan.

- Posti pystyi yhdistämään ratkaisunsa osaksi nykyistä järjestelmäympäristöämme niin, että kaikki sujui meidän näkökulmastamme helposti avaimet käteen -periaatteella. Käyttöönottoprojekti oli selkeä ja eteni suunnitellusti, eikä työllistänyt meidän organisaatiotamme turhaan. Myös keskusteluyhteys on toimiva. Voin tuoda käyttäjien palautetta ja kehitystarpeita esiin tiimin säännöllisissä palavereissa, Ahola sanoo.