Viestien välittämiseen tarkoitetun iPostin ansiosta Domus-asiakkaiden aikaa säästyy ja 600 000 suomalaista saa lakisääteiset taloyhtiöiden viestit oikeassa muodossa.
Artikkeli tiivistettynä
Domus-isännöintijärjestelmän viestien välittämiseen käytetään Postin iPost-palvelua.
iPost automatisoi tiedotteiden, laskujen ja muiden viestien lähettämisen.
Domuksen isännöitsijäasiakkaat pystyvät tekemään aiemmin hyvin manuaalisen työn entistä tehokkaammin ja luotettavammin.
Isännöitsijät, kirjanpitäjät, kiinteistösihteerit ja huoltoyhtiöt hoitavat Domus-isännöintijärjestelmällä taloyhtiöiden taloutta, hallintoa ja huoltoa. Ohjelmisto tarjoaa kokonaisvaltaiset palvelut isännöinnin ja kiinteistönhallinnan tarpeisiin.
Domus-isännöintijärjestelmä palvelee noin 17 000:ta taloyhtiötä, mikä tarkoittaa, että erilaisia viestejä ja laskuja vastaanottaa järjestelmän kautta noin 600 000 suomalaista.
Domuksen yksikönpäällikkö Annastiina Junnilan mukaan taloyhtiöt toivovat isännöinniltä ennen kaikkea hyvää viestintää. Domuksen tiimi haluaakin tarjota ohjelmistollaan juuri edistykselliset järjestelmät ja tavat viestiä.
Sähköiset viestit, kuten tekstiviestit, sähköpostit ja järjestelmäviestit Domus jakelee oman järjestelmänsä kautta. Isännöintiyritys voi parilla klikkauksella lähettää viestin vaikkapa jokaisen hallinnoimansa taloyhtiön hallitukselle.
Vuoden 2020 lopussa Confirma Software -konserniin kuuluvan Domuksen tiimi etsi kumppania paperipostin välittämiseen. Laki säätelee isännöinnin ja taloyhtiöiden viestintää yhä tiukasti. Esimerkiksi taloyhtiöiden yhtiökokouskutsut on postitettava kaikille osakkaille paperikirjeenä, ellei heiltä ole saatu erikseen suostumusta välittää viesti sähköpostitse.
“Yhtiökokouskutsut liittyvät keskeisesti tarpeeseemme lähettää paperipostia. Vaikka esimerkiksi sähköiset laskut ovat monille jo itsestäänselvyys, edelleen postitetaan paljon myös vastikelaskuja”, Junnila sanoo.
Yhteistyö säästää Domus-asiakkaiden aikaa
Domus-isännöintijärjestelmän viestien välittämiseen käytetään Postin iPost-palvelua, joka automatisoi tiedotteiden, laskujen ja muiden viestien lähettämisen. Sähköisesti toimitettu aineisto menee perille vastaanottajalle tämän valinnan mukaisesti digitaalisesti tai paperikirjeenä.
Junnilan mukaan palvelun suurin hyöty on se, että käyttö säästää Domus-asiakkaiden, kuten isännöitsijöiden, aikaa huimasti. Siinä missä aiemmin heidän piti tulostaa ja kuorittaa yhtiökokouskutsut itse ja viedä ne postiin, nyt he lähettävät viestin järjestelmässä, joka määrittelee vastaanottotavan.
“Yhdellä asiakkaallamme saattaa olla vaikkapa 200 taloyhtiötä. Aiemmin kokouskutsujen lähettämiseen on mennyt suurin piirtein puolitoista tuntia per taloyhtiö. Nyt sama hoituu muutamassa minuutissa.”
Isännöitsijäasiakkaat pystyvät tekemään aiemmin hyvin manuaalisen työn entistä tehokkaammin ja ennen kaikkea luotettavammin.
“Meille on ollut todella palkitsevaa, että olemme pystyneet yhdessä kehittämällä luomaan asiakkaillemme ratkaisun, joka säästää merkittävästi heidän aikaansa.”
Annastiina Junnila, Yksikön päällikkö, Domus
Lähetetyistä viesteistä syntyy automaattisesti myös tarvittava raportointi. Asiakkaat pystyvät näyttämään, että kirjeet ovat lähteneet matkaan, eikä raportointia tarvitse tehdä itse käsin tai Exceliin.
Inhimillistä, asiantuntevaa ja lisäarvoa tuottavaa palvelua
Erityiskiitoksen Junnila antaa Postin yhteyshenkilölle, joka on hoitanut asiakassuhdetta erinomaisesti ja oma-aloitteisesti alusta asti.
“Hän osaa miettiä kokonaisuutta meidän liiketoimintamme, eikä pelkästään Postin tarjoaman, näkökulmasta. Hänellä on poikkeuksellinen kyky ja halu sparrata. Isot pisteet hyvästä keskusteluyhteydestämme ja hänen otteestaan.”
Viestintäkanavat ja -keinot kehittyvät hurjaan tahtiin. Domuksen halutaan olevan eri viestintäkeinojen hyödyntämisessä ja tarjoamisessa jatkossakin kärjessä. Junnila uskoo, että yhteistyöllä on tulevaisuudessa potentiaalia laajentua entisestään, sillä Postilla on monipuolinen palveluvalikoima viestintätyökaluja ja käytössä erilaisia kanavia.
“Järjestelmämme kautta lähtee valtava määrä viestejä ja postia. Kilpailukykymme kannalta meille on ehdotonta, että palvelu on toimiva. Tämän lisäksi olemme saaneet inhimillistä, asiantuntevaa ja lisäarvoa tuottavaa palvelua.”
Annastiina Junnila, Yksikön päällikkö, Domus