Tack vare iPosti för förmedling av meddelanden sparar Domus-kunderna tid och 600 000 finländare får lagstadgade husbolagsmeddelanden i rätt format.
Artikel i korthet
Postis iPost-tjänst används för att skicka meddelanden från Domus fastighetssystem.
iPost automatiserar utskick av meddelanden, fakturor och annan information.
Domus fastighetsförvaltare kan nu utföra tidigare mycket manuella uppgifter mer effektivt och pålitligt.
Fastighetsförvaltare, bokförare, fastighetssekreterare och fastighetsskötselbolag sköter husbolagens ekonomi, administration och underhåll med fastighetsförvaltningssystemet Domus. Programmet erbjuder heltäckande tjänster för fastighetsförvaltningens och fastighetsinnehavets behov.
Fastighetsförvaltningssystemet Domus betjänar cirka 17 000 husbolag, vilket innebär att cirka 600 000 finländare får olika meddelanden och fakturor via systemet.
Enligt Annastiina Junnila, enhetschef på Domus, önskar husbolagen framför allt god kommunikation från fastighetsförvaltningen. Därför vill teamet på Domus erbjuda avancerade system och sätt att kommunicera med sitt program.
Elektroniska meddelanden såsom sms, e-post och systemmeddelanden distribuerar Domus via sitt eget system. Med några klick kan fastighetsförvaltningsbolaget skicka ett meddelande till exempel till styrelsen för varje husbolag som det förvaltar.
I slutet av år 2020 letade teamet på Domus, som ingår i Confirma Software-koncernen, efter en partner för förmedling av papperspost. Lagen reglerar fortfarande kommunikationen mellan fastighetsförvaltningen och husbolag strängt. Till exempel ska kallelser till husbolagens bolagsstämmor skickas till alla aktieägare som pappersbrev, om de inte har gett sitt separata samtycke till förmedling av meddelandet per e-post.
"Kallelser till bolagsstämmor är centralt kopplade till vårt behov av att skicka papperspost. Trots att till exempel elektroniska fakturor redan är en självklarhet för många, postas det fortfarande många ersättningsfakturor", säger Junnila.
Samarbete sparar tid för Domus-kunder
För att förmedla meddelanden från fastighetsförvaltningssystemet Domus används Postis iPost-tjänst som automatiserar sändningen av meddelanden och fakturor. Elektroniskt levererat material skickas till mottagaren digitalt eller som pappersbrev enligt mottagarens val.
Enligt Junnila är den största fördelen med tjänsten att användningen sparar mycket tid för Domus-kunder, såsom fastighetsförvaltare. Tidigare måste de själva skriva ut kallelserna till bolagsstämmor, lägga dem i kuvert och hämta dem till posten, men nu skickar de meddelandet i systemet som fastställer mottagningssättet.
"Av våra kunder kan en ha till exempel 200 husbolag. Tidigare har det tagit ungefär en och en halv timme per husbolag att skicka ut möteskallelser. Nu tar det bara några minuter."
Arbetet som tidigare var mycket manuellt kan fastighetsförvaltningskunderna nu utföra mer effektivt och framför allt mer tillförlitligt.
”Det har varit väldigt givande för oss att tillsammans kunna utveckla en lösning som sparar mycket tid för våra kunder.”
Annastiina Junnila, enhetschef på Domus
Dessutom skapas nödvändig rapportering automatiskt av de skickade meddelandena. Kunderna kan visa att breven har skickats och behöver inte själv sköta rapporteringen för hand eller i Excel.
Mänsklig och sakkunnig service som skapar mervärde
Junnila ger ett särskilt tack till Postis kontaktperson, som har skött kundrelationen utmärkt och på eget initiativ ända från början.
"Hen kan beakta helheten även med tanke på vår affärsverksamhet, inte enbart med tanke på vad Posti erbjuder. Hen har en exceptionell förmåga och vilja att sparra. Ett stort tack för vår goda samtalsförbindelse och hens grepp."
Kommunikationskanalerna och -metoderna utvecklas i rasande takt. Domus vill även i fortsättningen vara bland de första och bästa när det gäller att utnyttja och erbjuda olika kommunikationsmetoder. Junnila tror att samarbetet har potential att utvidgas ytterligare i framtiden, eftersom Posti har ett mångsidigt utbud av kommunikationsverktyg och tillgång till olika kanaler.
"Vi skickar en enorm mängd meddelanden och post via vårt system. Med tanke på vår konkurrenskraft är det absolut nödvändigt för oss att tjänsten fungerar. Dessutom har vi fått mänsklig och sakkunnig service som skapar mervärde."
Annastiina Junnila, enhetschef på Domus