Ohjeet postitustaloille

Tältä sivulta löydät koosteen suurten tai säännöllisten lehti-, kirje- ja suoramainoserien postitusohjeista ja työkaluista.

Uusimmat ohjeet

Postittajan työkalut

Kaikkiin tilauskanaviin kirjaudutaan samalla asiointitunnuksella. Tunnuksen saat yrityksesi pääkäyttäjältä. Tilaa asiointitunnukset

Ohjeet Posti Pro

Aikakauslehti Pro ja Economy Lehti

Lehden Päiväjakelu ja Lehden Etäjakelu

Asiakassuora

Näin teet tilauksen yhdelle postiinjättöpäivälle tai luot kampanjan

Erälajittelu ja kimputus

Erälajittelu eli kimputus ja yksiköinti on tarpeen suurille lähetyserille. Lehdet postitetaan lähtökohtaisesti aina kimputettuina. Erälajiteltujen postilähetysten osoite-, kimputus- ja yksiköintiopas on tarkoitettu suurpostittajille sekä paino-, postitus- ja tulostustaloille auttamaan lähetyserien postitusten valmistelua.

Oikein kimputetut lähetyserät nopeuttavat lajittelua ja koneellisen lajittelun kestävä kimppu varmistaa, että lähetyksesi saapuu perille ehjänä ja siistinä. Vastaanottaja saa lähetyksesi juuri sellaisena kuin sen lähetitkin.

Lähetykset lajitellaan postinumerojärjestykseen ja kimputetaan Postin Erälajiteltujen lähetysten osoite-, kimputus- ja yksiköintioppaan ohjeiden mukaan. Jos oppaassa olevat ohjeet eivät täyty, voidaan periä lisäkäsittelymaksu.

Alle on poimittu ohjeet erälajittelun tärkeimmistä asioista. Kun käytät Lajittelupalvelua, saat oikeat tiedot automaattisesti käyttöösi.

Kimputusjärjestys Kimppu tehdään, kun postinumerolle, kuljetussuunnalle, jakelutoimipaikkaan, postinumeroalueelle tai lajittelukeskukseen osoitetuista lähetyksistä muodostuu vähintään 2 sentin paksuinen kimppu.
Kimppulappumerkinnät Kimppulapun tulee sisältää merkinnät jakelupalvelu- ja ohjaustiedosta.
Ohjaustiedot lähetykseen Kimput voidaan toimittaa Postiin myös ilman kimppulappuja, mikäli lähetyksessä käytetään osoite- ja ohjausmerkintöjä.
Kuljetusyksiköt ja yksiköintitasot Kuljetusyksiköt tulee pakata niin, että lähetykset säilyvät vahingoittumattomina lähettäjältä vastaanottajalle.

Yksiköintitasot löydät Erälajiteltujen lähetysten osoite-, kimputus- ja yksiköintioppaasta. Voit tulostaa viivakoodilliset kuljetusyksiköiden ohjauslaput RCC2 -ohjauslappusovelluksella. Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Lajittelupalvelu

Lajittelupalvelu on postittajan lajittelujärjestelmään integroitava työkalu, joka tukee postituksen esityötä automatisoidusti ja eräkohtaisesti. Lähetysten perillemeno varmistuu, postitusten laatuvirheet vähenevät ja toimitusketju tulee läpinäkyväksi. Lajittelupalvelu tuottaa kirje-, lehti- ja suoramarkkinointilähetyksissä käytettävät 2D- ja 4-asentokoodit.

Lajittelupalvelun käyttö on maksutonta sekä asiakkaalle että postittajalle. Se sopii kirjeiden, lehtien ja suoramarkkinointilähetysten postitukseen. Postituksia valmistellessasi ota huomioon koneellisen käsittelyn palvelukohtaiset vaatimukset sekä 2D-koodin ja 4-asentokoodin ja osoitetietojen sijoittelu. Lisäksi paperin laatu vaikuttaa aikakauslehti- ja suoramainoslähetysten konekelpoisuuteen. Katso ohjeet tältä sivulta.

Lajittelupalvelun avulla tuotetaan koodien sisältö.
Lajittelupalvelusta saat selkeät ja ajantasaiset ohjeet postitukseen.
Lajittelupalvelu luo automaattisesti kimppu- ja yksikkölaput sekä sähköisen lähetyslistan.

Lajittelupalvelun hyödyt asiakkaalle

Postituksen laatu paranee ja lähetyksen perillemeno varmistuu.
Lajittelupalvelua käyttämällä lähetykset kulkevat nopeammin perille.
Virheiden todennäköisyys postituksessa pienenee, sillä Lajittelupalvelu ohjaa postituksen tekemistä.
Lajittelupalvelu tarkistaa osoitteen oikeellisuuden. Lähetys menee oikeaan postitoimipaikkaan vaikka postinumero olisi virheellinen.

Lajittelupalvelun hyödyt postittajalle

Lajittelupalvelusta selkeät ja ajantasaiset ohjeet postitukseen.
Lajittelupalvelu luo automaattisesti kimppu- ja yksikkölaput sekä sähköisen lähetyslistan.
Koodien sisältö tuotetaan Lajittelupalvelun avulla postittajalle/painotalolle, joka painaa koodin lähetyksiin.

Koneellinen käsittely

Postituksia valmistellessasi selvitä ja ota huomioon Postin koneellisen käsittelyn palvelukohtaiset vaatimukset, kuten mitta- ja painorajat sekä 2D-koodin ja 4-asentokoodin ja osoitetietojen sijoittelu. Konelajiteltava lähetys etenee sujuvasti eri käsittelyvaiheiden läpi ja kulkee vastaanottajalle aikataulussa ja oikeanlaisena.

Saat hintaetua konekelpoisuudesta

Kun suunnittelet lähetystä, esimerkiksi kuoren ulkoasua, ota huomioon Postin koneellisen käsittelyn palvelukohtaiset vaatimukset. Ne on koottu Konelajiteltavien lähetysten oppaaseen.

Konelajiteltava lähetys etenee sujuvasti eri käsittelyvaiheiden läpi ja kulkee vastaanottajalle aikataulussa ja oikeanlaisena. Lisäksi voit säästää postimaksuissa: Kirjeesi kulkevat edullisesti Vakiokirjeenä ja mainokset kustannustehokkaasti Asiakassuorana.

Paperin laatu vaikuttaa aikakauslehti- ja suoramainoslähetysten konekelpoisuuteen. Alla olevaa listaa päivitetään sitä mukaa, kun uutta tietoa saadaan.

Kansilehden paperi, avoimet lähetykset Kansilehden paperin tulee kestää konelajittelu. Alle 50g/m² ei kestä, se on liian ohut. Sen vuoksi erillinen paksumpi kansipaperi on tarpeellinen. - Soveltuu: Finesse Gloss PEFC 130 g, joka on todettu kestäväksi, Finesse Gloss 115 g sekä Silk
Kortit ja muut kaksisivuiset suljetut lähetykset Soveltuu: G-Print ja Gloss Ei sovellu: Silk

Millaisia lähetyksiä voi lähettää konelajiteltavana lähetyksenä?

Kirjekuoret ja kortit

Kaikilta sivuilta suljettuja kuoria, jotka voivat sisältää esimerkiksi luotto- ja jäsenkortteja
A5- ja A4-kokoisia kuorettomia kortteja
Self-mailereita
Suorakulmion muotoiset lähetykset, suosittelemme kuoren standardikokoja (C6, C5, C4).
Muovitetut lähetykset

Lehtiä ja katalogeja

Monisivuiset esitteitä
Lähetykset voivat sisältää erilaisia kortteja (esim. luotto- ja jäsenkortit)
Lähetyksen pitää olla muodoltaan suorakulmio.
Muovittamattomat lähetykset

Aikakauslehdet

Tabloid-malliset lehdet (koneellisesti taitettu, testataan aina erikseen)
Katalogit
Monisivuiset esitteet

Millaisia lähetyksiä ei voi lähettää konelajiteltavana lähetyksenä?

Konelajiteltavat lähetykset eivät saa sisältää kovia tai taipumattomia esineitä kuten klemmareita, avaimia, kolikoita, CD-levyjä, kyniä, kovakuorisia kosmetiikkanäytteitä yms. Tällaiset lähetykset ovat käsinlajiteltavia.

Muotokortit ja muut poikkeavan muotoiset lähetykset sekä landscape-malliset lehdet ja katalogit ovat aina käsinlajiteltavia. Myös silloin, kun lähetyksen mitat, muoto ja jäykkyys poikkeavat konelajiteltavalle tuotteelle määritellyistä tuoteominaisuuksista, on lähetys käsinlajiteltava.

Sanomalehtipaperille painetun lehden konekelpoisuutta selvitetään

Postin konelajittelussa testataan sanomalehtipaperille painetun lehden koneellista lajittelua. Kun löydetään määritykset mm. paperilaatuun, paperin paksuuteen ja muihin konekelpoisuuteen vaikuttaviin seikkoihin, voidaan koneellinen lajitteluprosessi ottaa käyttöön.

Koneelliseen lajitteluun siirtyminen vaikuttaa lehden osoitemerkintöjen sijoitteluun. Osoitteen ja koodin tulostus tulee tehdä lehden TAKASIVUN oikeaan yläreunaan vaakasuoraan asentoon tai TAKASIVUN oikeaan marginaaliin pystysuoraan asentoon siten, että osoite on luettavissa sisäänpäin.

Nykyisen ohjeen sijaan* osoite voidaan jo nyt tulostaa lehden TAKASIVUN oikeaan yläreunaan pystyyn tai vaakaan, mutta silloin pitää huomioida lehden käänteinen taitto. Jos lehti lisäksi neljännestaitetaan niin on varmistettava että osoitemerkintä tulee lehden ulkopuolelle vastaavaan kohtaan kuin se olisi taittamattomalla lehdellä.

Kirjeiden, lehtien, suoramainosten ja vastauslähetysten maksumerkinnät

Lähetyslistalla ilmoitettavissa lähetyksissä tulee olla Postin ohjeiden mukainen maksumerkintä. Merkintöjen käyttämisestä tarvitset voimassaolevan sopimuksen Postin kanssa.

Lataa maksumerkintöjen tiedostot alla olevista linkeistä. Perehdy myös merkintöjen käyttöohjeeseen. Postilain mukainen postiyritys on 1.1.2023 alkaen Posti Jakelu Oy. Posti Oy:n maksumerkinnät eivät kuitenkaan vanhene, ja maksumerkinnät voi edelleen tuottaa postimaksukoneella ja painettuja kirjekuoria voi käyttää ilman aikarajaa.

Lehdet, suoramainokset ja kirjeet

Vastauslähetykset

Kysymyksiä ja vastauksia Lajittelupalvelusta

Jos olet asiakas, kysy postittajalta, onko Lajittelupalvelu liitetty postittajan lajittelujärjestelmään. Pyydä postittajaa olemaan yhteydessä Postiin sopimuksen tekemiseksi.

Jos olet postittaja, kysy järjestelmävastaavaltasi, voidaanko Lajittelupalvelu liittää lajittelujärjestelmään. Posti auttaa Lajittelupalvelun liittämisessä postittajan järjestelmään. Posti ja postittaja testaavat ja varmistavat yhdessä Lajittelupalvelun toimivuuden.

Lajittelupalvelulla voidaan lajitella kirjeitä, osoitteellisia suoramarkkinointilähetyksiä, aikakauslehtiä ja sanomalehtiä. Lajittelupalvelu ei sovellu varhaisjakelun sanomalehdille, sillä asiakas tekee lajittelun omissa järjestelmissään.

Lajittelupalvelu tarkistaa osoitteet ja ohjaa lähetyksen tunnistetun osoitteen mukaisiin kimppuihin tai laatikoihin. Lajittelupalvelu huomioi Postin jakelutapa- ja verkostomuutokset, joten lähetykset ohjataan aina ajantasaisen tiedon pohjalta eteenpäin. Lajittelupalvelun ansiosta kimput ja lähetykset ohjautuvat varmasti oikeaan jakelutoimipaikkaan tai postikeskukseen.

Lajittelupalvelun käyttö ei aiheuta muutoksia asiakkaan toimintaan*. On tärkeää, että asiakas toimittaa osoitteistot postittajille selkeässä muodossa, jotta postittajan on helppo syöttää tiedot Lajittelupalveluun. Vastaanottajien nimi- ja osoitetiedot täytyy esittää selkeästi omissa sarakkeissaan.

*Jos tiedot toimitetaan Lajittelupalveluun suoraan kustantajan omasta levikkijärjestelmästä, tarvitaan käyttöönottovaiheessa järjestelmätekemistä (ns. LAPA-integraatio).

Lajittelupalvelun käyttöönotto tarkoittaa muutosta postittajan työtavassa. Postittaja ottaa käyttöön lajitteluun tarkoitetun sovelluksen (esimerkiksi Excel ei sovi tähän tarkoitukseen). Postittajan kannattaa keskustella vaihtoehdoista oman organisaationsa järjestelmävastaavan kanssa. Osassa järjestelmistä on liitäntä lajittelupalveluun valmiiksi asennettu.

Ennen postituksen aloittamista postittaja syöttää Lajittelupalveluun asiakkaalta saamansa osoitteiston. Lisäksi hän syöttää palveluun lähetystiedot eli lähetyksen mitat, kimppukoot ja yksikkötyypit. Lajittelupalvelu luo annettujen tietojen perusteella ohjeet kimppujen ja yksiköiden muodostamiseen. Se luo automaattisesti kimppu- ja yksikkölaput sekä Sähköisen lähetyslistan. Postittajan ei siis tarvitse enää tehdä yksiköiden ohjauslappuja (RCC2) tai Sähköistä lähetyslistaa käsin. Postittajan ei myöskään tarvitse syöttää Posti Prohon postituksen esityöhön liittyviä tietoja tai postinumerojakaumaa. Lisäksi postitusohjeiden muutokset (esimerkiksi tuotemuutokset) päivittyvät automaattisesti Lajittelupalveluun.

Laatikoitaessa lähetykset Lajittelupalvelulla käytetään palvelun tuottamia laatikkolappuja, jotka kiinnitetään laatikoissa sille varattuun loveen. Vaihtoehtoina on käyttää erillistä laatikkolapputulostinta tai normaalia tulostinta.

Osoiteaineiston käsittelyaika Lajittelupalvelussa on noin 1,5 minuuttia 100 000 osoitteelle. Postittajalle näkyvään palvelun vasteaikaan vaikuttavat myös postittajan oman järjestelmän nopeus ja tietoliikenneyhteydet. Käyttäjältä kuultua on, että lajittelun aikana "ehtii juuri sopivasti hakemaan kahvikuppiin täytettä". Lajittelupalvelu on käytössä kaikkina vuorokauden aikoina ja kaikkina päivinä viikoissa lukuun ottamatta ylläpito-, huolto- ja muita tarpeellisia katkoja. Posti tiedottaa katkoista etukäteen postittajille.

Kuljetusyksiköinti perustuu lähetysten sujuvaan käsittelyyn, kuljetusyksiköiden kantokapasiteettiin (paino ja tilavuus) ja työsuojelurajoituksiin. Esimerkiksi rullakon painorajoitus on 250 kg, sisältäen yksikön oman painon. Postittaja päättää, millaisia kuljetusyksiköitä käytetään.

Lajittelupalvelu ei korjaa virheellistä osoitetta lähetyksen päälle vaan tunnistaa lähetyksen oikean postinumeron ja ohjaa lähetyksen oikeaan jakelutoimipaikkaan.

Lajittelupalvelu tarkistaa ainoastaan osoitteen olemassaolon, ja se korjaa esimerkiksi virheellisen postinumeron. Se käyttää korjattua osoitetietoa ainoastaan lähetysten aakkostamiseen ja lajitteluun kimppuihin.

Se ei tarkista esimerkiksi lähetyksen vastaanottajan muuttotietoja.
Se ei kuitenkaan palauta korjaamiaan osoitteitaan postittajalle, eli lähetyksen päälle painetaan alkuperäinen virheellinen osoite.

Lajittelupalvelun avulla perilletoimitus varmistuu, koska lähetykset pystytään ohjaamaan esimerkiksi virheellisestä postinumerosta huolimatta oikeaan toimipaikkaan.

Jos Lajittelupalvelun toiminnassa on häiriöitä, odota hetki ja yrittää uudelleen. Ellei tämä auta, on hyvä tarkistaa oman verkkoyhteyden tila. Kannattaa myös varmistaa, että antamasi tuotetiedot tai muut parametrit syötetty oikein. Virheelliset tiedot saattavat aiheuttaa virhetilanteita.

Häiriötilanteen kestäessä kauan lähetä vikailmoitus sähköpostiin lajittelupalvelu@posti.com, jotta voimme välittömästi käynnistää korjaustoimet. Luemme sähköpostia arkisin toimistoaikaan, asiantuntijamme ottavat sinuun tarvittaessa yhteyttä.

Jos postitusaikataulusi antaa myöten, odota että järjestelmä toimii. Ellet pysty siirtämään postitusta, toimi näin:

Jatka lähetyserän postitusten valmistelua Erälajiteltujen postilähetysten osoite-, kimputus- ja yksiköintioppaan tai Kirjeiden postitusohjeiden avulla. Vakiokirje Pro -kirje-erät yksiköidään neljään suuntaan (4k) Erälajiteltujen oppaan mukaisesti.
Käytä sähköistä lähetyslistaa - Lehdet: jatka Posti Prolla luodun lähetyslistan täyttöä. - Asiakassuora: jatka lähetyserälle ennakkoon luotua lähetyslistaa. Jos tätä ei ole, luo uusi. - Priority-kirje tai Economy-kirje: ilmoita lähetykset lähetyslistalla. - Vakiokirje-palveluiden osalta otamme sinuun yhteyttä ja annamme erilliset ohjeet.
Täytä Lisätiedot lähetyslistan käsittelijöille ja Postin vastaanotolle -kenttään tieto, ettei Lajittelupalvelu ollut käytössä. Tämän avulla voimme välttää turhien lisäpalvelumaksujen veloittamista.
Muista kuitata lähetyslista valmiiksi ja varmista, että jokaisessa lähetyserässä on sähköisen lähetyslistan lähete.
Toimita lähetykset postiinjättöpaikkaan.