För behandlingen av personuppgifter i Postis företagskundregister ansvarar Posti Group Abp
Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter
I Postis företagskundregister förs uppgifter om företag som är Posti-koncernens kunder eller potentiella kunder eller som har levererat en ansökan om skadeersättning, kundrespons eller förfrågan om förkommen försändelse till Posti. I systemet förs utöver uppgifter om företag även uppgifter om kontaktpersoner på företag.
Posti behandlar personuppgifter om kontaktpersoner på företag inom Posti-koncernen:
För skötsel av kundrelationen, till exempel - försäljning/administration av kontakter - marknadsföring - marknadsundersökningar - information - kundstöd och rådgivning - administration och annan skötsel av kundförhållandet samt utveckling och underhåll av Postis funktioner och produkter
För operativa behov i Postis affärsverksamhet, till exempel - kundrapportering - poststyrning
Uppgifterna kan även behandlas för utbildning, kvalitetskontroll, säkerhet samt statistikföring.
Grunden för behandlingen av uppgifter är då fullgörande av Postis rättsliga skyldigheter (t.ex. postlagen och bokföringslagen), fullföljande av ett avtal med kunden eller Postis berättigade intresse (till exempel marknadsföring, kundenkäter, produktutveckling och statistikföring).
Uppgifter som behandlas i företagskundregistret och tiden för deras lagring
Registret innehåller följande uppgifter om kontaktpersoner och yrkesutövare på Postis kundföretag samt potentiella kunder:
Kontaktpersonens identifierare/kundnummer (specificerar kontaktpersonen)
Personens ställning på företaget (ställning och/eller beslutsfattarkategori)
Titel
Förnamn och efternamn
Direktmarknadsföringsförbud
Kontaktuppgifter
Sändlistor (till exempel kundtidning eller nyhetsbrev)
Kunduppgift kopplad till köp av tjänster
Kontaktpersonens intressen
Utöver basuppgifter om kunden kan uppgifter samlas från avtal, användningen av tjänster och tjänsternas användningsområden.
Uppgifter i företagskundregistret lagras under den tid som avtalsförhållandet varar samt därefter som potentiella kunder, om kontaktpersonen inte kräver att uppgifterna raderas eller avbeställer nyhetsbrevet.
Regelmässiga datakällor
Uppgifterna i registret kommer från kundföretaget eller dess kontaktperson själv.
Uppgifter kan också skaffas från Posti-koncernens företag och deras underleverantörer, från webbplatsens användaruppföljning, från offentligt tillgängliga datakällor eller externa leverantörer, som katalogtjänstföretag.
Säkert utlämnande av uppgifter
Företagskundregistret används på alla företag som ingår i Posti-koncernen. Personuppgifter om kundens kontaktpersoner lämnas inte ut till aktörer utanför Posti för direktmarknadsföring.
Uppgifterna kan dessutom behandlas av företag som fungerar som underleverantörer till Posti, till exempel företag som sköter indrivning av fakturor. På grund av det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifterna finns en del av uppgifterna fysiskt på utomstående underleverantörers servrar eller enheter, där de behandlas med hjälp av en teknisk anslutning. Då kan personuppgifter överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. En förutsättning för överlåtelse och överföring av uppgifter är alltid att de parter som mottar och behandlar uppgifter har ingått ett avtal med Posti som innehåller standardbestämmelser som antagits av EU-kommissionen och som säkerställer att uppgifterna behandlas lagenligt.
Principer för skydd av registret
Postis datasystem där kundernas personuppgifter lagras skyddas med personliga användarnamn och lösenord. Systemet används inom Posti-koncernen. En person som ett användarnamn och ett lösenord för systemet överlåts till måste först ha genomgått en utbildning om användningen av systemet, varav ett avsnitt består av Posti-koncernens gemensamma instruktioner för behandling av affärshemligheter och kunduppgifter.
Alla uppgifter om kontaktpersonen hos Postis kund behandlas konfidentiellt och de får inte yttras till någon annan än dem som behöver uppgifterna i sitt arbete. Dessa personer är bundna av tystnadsplikt.
Utöver medarbetare på företag inom Posti-koncernen har endast särskilt namngivna medarbetare hos underleverantörer tillgång till personuppgifterna i registret. Dessa medarbetare är bundna av sekretessavtal.