Henkilötietojen käsittelystä Postin yritysasiakkaiden rekisterissä vastaa Posti Group Oyj
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Postin yritysasiakasrekisterissä ylläpidetään tietoja yrityksistä, jotka ovat Posti-konsernin asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita tai jotka ovat toimittaneet Postille vahingonkorvaushakemuksen, asiakaspalautteen tai katoamistiedustelun. Järjestelmässä ylläpidetään yrityksiä koskevien tietojen lisäksi tietoja yritysten yhteyshenkilöistä.
Posti käsittelee yhteyshenkilötietoja Posti-konserniin kuuluvissa yrityksissä:
Asiakkuuden hoitamiseen, esimerkiksi - myynti / kontaktien hallinta - markkinointi - markkinatutkimukset - tiedotus - asiakastuki ja neuvonta - asiakassuhteen hallinta ja muu hoitaminen sekä Postin toimintojen ja tuotteiden kehittäminen ja ylläpito
Postin liiketoiminnan operatiivisiin tarpeisiin, esimerkiksi - asiakasraportointi - postin ohjaustietona
Tietoja voidaan käsitellä myös koulutusta, laaduntarkkailua, turvallisuutta sekä tilastointia varten. Tietojen käsittelyn perusteena on tällöin Postin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (esimerkiksi postilaki ja kirjanpitolaki), asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen tai Postin oikeutetun edun vuoksi (esimerkiksi markkinointi, asiakaskyselyt, tuotekehitys ja tilastointi).
Yritysasiakasrekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika
Rekisteri sisältää Postin asiakasyritysten yhteyshenkilöistä ja ammatinharjoittajista sekä potentiaalisista asiakkaista seuraavia tietoja:
Yhteyshenkilön tunniste/asiakasnumero (yksilöi yhteyshenkilön)
Henkilön asema yrityksessä (asema ja/tai päättäjäluokka)
Titteli
Etunimi ja sukunimi
Suoramarkkinointiesto
Yhteystiedot
Postituslistat (esimerkiksi asiakaslehti tai uutiskirje)
Palvelujen ostamiseen liittyvä asiakastieto
Yhteyshenkilön kiinnostuksen kohteet
Tietoja voi kertyä asiakkaan perustietojen lisäksi sopimuksista, palvelujen käytöstä ja palvelujen käyttöalueista. Yritysasiakasrekisterin tietoja säilytetään sopimussuhteen keston ajan sekä sen jälkeen potentiaalisina asiakkuuksina, ellei yhteyshenkilö vaadi tietojensa poistamista tai peruuta uutiskirjeen tilausta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakasyritykseltä tai sen yhteyshenkilöltä itseltään. Tietoja voidaan hankkia myös Posti-konserniin kuuluvilta yrityksiltä ja niiden alihankkijoilta, verkkosivujen käyttäjäseurannasta, julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä taikka ulkopuoliselta toimittajalta kuten hakemistopalveluyrityksiltä.
Turvallinen tietojen luovutus
Yritysasiakasrekisteri on käytössä kaikissa Posti-konserniin kuuluvissa yrityksissä. Asiakkaan yhteyshenkilötietoja ei luovuteta Postin ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointitarkoitusta varten. Tietoja voivat käsitellä myös Postin alihankkijana toimivat yritykset, esimerkiksi laskujenperintää hoitavat yritykset. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista sijaitsee fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Postin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Postin tietojärjestelmät, jossa asiakkaiden henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä on käytössä Posti-konsernissa. Henkilön, jolle luovutetaan järjestelmän käyttäjätunnus ja salasana, on ennen luovutusta läpikäytävä järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus, jonka yhtenä osiona on Posti-konsernin yhteiset ohjeet liikesalaisuuksien ja asiakastietojen käsittelystä. Kaikkia Postin asiakkaan yhteyshenkilöön liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisterin sisältämiin henkilötietoihin on pääsy Posti-konserniin kuuluvien yritysten työntekijöiden lisäksi ainoastaan erikseen nimetyillä alihankkijoiden työntekijöillä, joita sitoo salassapitosopimus.