posti logo

Postin yritysasiakasrekisterin tietosuojaseloste

1.1.2023

Henkilötietojen käsittelystä Postin yritysasiakkaiden rekisterissä vastaa Posti Group Oyj

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Postin yritysasiakasrekisterissä ylläpidetään tietoja yrityksistä, jotka ovat Posti-konsernin asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita tai jotka ovat toimittaneet Postille vahingonkorvaushakemuksen, asiakaspalautteen tai katoamistiedustelun. Järjestelmässä ylläpidetään yrityksiä koskevien tietojen lisäksi tietoja yritysten yhteyshenkilöistä.

Posti käsittelee yhteyshenkilötietoja Posti-konserniin kuuluvissa yrityksissä:

  • Asiakkuuden hoitamiseen, esimerkiksi - myynti / kontaktien hallinta - markkinointi - markkinatutkimukset - tiedotus - asiakastuki ja neuvonta - asiakassuhteen hallinta ja muu hoitaminen sekä Postin toimintojen ja tuotteiden kehittäminen ja ylläpito

  • Postin liiketoiminnan operatiivisiin tarpeisiin, esimerkiksi - asiakasraportointi - postin ohjaustietona

Tietoja voidaan käsitellä myös koulutusta, laaduntarkkailua, turvallisuutta sekä tilastointia varten. Tietojen käsittelyn perusteena on tällöin Postin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (esimerkiksi postilaki ja kirjanpitolaki), asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen tai Postin oikeutetun edun vuoksi (esimerkiksi markkinointi, asiakaskyselyt, tuotekehitys ja tilastointi).

Yritysasiakasrekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika

Rekisteri sisältää Postin asiakasyritysten yhteyshenkilöistä ja ammatinharjoittajista sekä potentiaalisista asiakkaista seuraavia tietoja:

  • Yhteyshenkilön tunniste/asiakasnumero (yksilöi yhteyshenkilön)

  • Henkilön asema yrityksessä (asema ja/tai päättäjäluokka)

  • Titteli

  • Etunimi ja sukunimi

  • Suoramarkkinointiesto

  • Yhteystiedot

  • Postituslistat (esimerkiksi asiakaslehti tai uutiskirje)

  • Palvelujen ostamiseen liittyvä asiakastieto

  • Yhteyshenkilön kiinnostuksen kohteet

Tietoja voi kertyä asiakkaan perustietojen lisäksi sopimuksista, palvelujen käytöstä ja palvelujen käyttöalueista. Yritysasiakasrekisterin tietoja säilytetään sopimussuhteen keston ajan sekä sen jälkeen potentiaalisina asiakkuuksina, ellei yhteyshenkilö vaadi tietojensa poistamista tai peruuta uutiskirjeen tilausta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakasyritykseltä tai sen yhteyshenkilöltä itseltään. Tietoja voidaan hankkia myös Posti-konserniin kuuluvilta yrityksiltä ja niiden alihankkijoilta, verkkosivujen käyttäjäseurannasta, julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä taikka ulkopuoliselta toimittajalta kuten hakemistopalveluyrityksiltä.

Turvallinen tietojen luovutus

Yritysasiakasrekisteri on käytössä kaikissa Posti-konserniin kuuluvissa yrityksissä. Asiakkaan yhteyshenkilötietoja ei luovuteta Postin ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointitarkoitusta varten. Tietoja voivat käsitellä myös Postin alihankkijana toimivat yritykset, esimerkiksi laskujenperintää hoitavat yritykset. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista sijaitsee fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Postin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Postin tietojärjestelmät, jossa asiakkaiden henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä on käytössä Posti-konsernissa. Henkilön, jolle luovutetaan järjestelmän käyttäjätunnus ja salasana, on ennen luovutusta läpikäytävä järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus, jonka yhtenä osiona on Posti-konsernin yhteiset ohjeet liikesalaisuuksien ja asiakastietojen käsittelystä. Kaikkia Postin asiakkaan yhteyshenkilöön liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisterin sisältämiin henkilötietoihin on pääsy Posti-konserniin kuuluvien yritysten työntekijöiden lisäksi ainoastaan erikseen nimetyillä alihankkijoiden työntekijöillä, joita sitoo salassapitosopimus.

Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä sekä tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tutustua käsiteltäviin henkilötietoihinsa ja saada niistä jäljennös sekä vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä taikka vaatia tietyissä tilanteissa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.

Jos olet OmaPosti-palvelun asiakas, voit Omat tiedot -osiosta tarkistaa ja korjata omat tietosi. Palveluun kirjautuneena voit myös muuttaa markkinointia koskevia suostumuksia.

Voit tehdä tietopyynnön Postin henkilörekistereihin tallennetuista tiedoistasi sekä käyttää muita oikeuksiasi toimien seuraavasti. Suosittelemme tekemään tietopyynnön tunnistautuneena, sillä silloin pyyntösi saadaan nopeammin käsiteltyä. Tunnistautuminen onnistuu sekä Postin käyttäjätunnuksella että pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla (Vahva tunnistautuminen tapahtuu Muuttoilmoitus -palvelun sivulla). Jos et käytä sähköisiä palvelujamme tai teet tietopyynnön esim. huollettavasi tai holhottavasi puolesta, suosittelemme käyttämään tulostettavaa lomaketta. Lähetä täytetty lomake postimerkillä varustetussa kuoressa lomakkeessa mainittuun osoitteeseen. Voit tehdä pyynnön myös muun muassa käymällä henkilökohtaisesti Postin pääkonttorilla osoitteessa Postintaival 7 A, Helsinki. Voit myös ottaa yhteyttä Postin asiakaspalveluun.

Käsittelemme pyyntösi ilman aiheetonta viivytystä ja vastaamme siihen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Sinulla on oikeus saa henkilötietosi yleensä maksutta. Jos pyydät tiedoista useampia jäljennöksiä tai teet pyyntöjä toistuvasti, tietojen antamisesta voidaan laskuttaa sen aiheuttamat kohtuulliset kustannukset.  

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu). Lisätietoja tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: tietosuoja.fi

Rekisterinpitäjä

Posti Group Oyj (y-tunnus: 1531864-4) PL 1, 00011 POSTI Käyntiosoite: Postintaival 7 A, Helsinki Puh. 0100 5577 (mpm/pvm, myös jonotusajalta)

Asiakaspalvelu

Tietosuojavastaava: tietosuoja@posti.com