Sähköinen lähetyslista

Pikaohje
Käytön edellytykset
Lähetyslistojen tilat
Luo lähetyslistapohja
Lähetyslistapohjan muuttaminen
Lähetyslistapohjan poistaminen
Luo lähetyslista/ennakkotilaus tekemäsi lähetyslistapohjan perusteella
Ennakkotilaus
Luo lähetyslista/ennakkotilaus ilman lähetyslistapohjaa
Lähetyslistan tietojen muuttaminen
Uusien rivien lisääminen
Nopeutus
Lähetyslistan lähettäminen
Lähetyslistan siirtäminen edelleen
Lähetetyn listan tietojen muuttaminen ja aiheettoman lähetyslistan peruminen
Lähetyslistan rivin poistaminen/peruuttaminen
Tulosta lähete
Lähetyslistan tulostus
Tapahtumat-haku
Tuotteet (tuotteiden lisääminen lähetyslistalle tai lähetyslistapohjaan)
Lisäpalveluiden lisääminen tuotteille
Lähettämättä jääneet listat
Raportin hakeminen
Lähetyslistan otsikkotietojen täyttäminen
Lähetyslistan rivitietojen täyttäminen
Vyöhykkeet
Postitustalo-toiminnot
Toiminta poikkeustilanteissa

Pikaohje lähetyslistan tekemiseksi

Tässä ohjeessa opastetaan, kuinka yritys luo lähetyslistan omalle asiakasnumerolleen. Mikäli sinulla on tarvetta luoda lähetyslistoja jonkun toisen yrityksen asiakasnumerolle, niin katso erillinen ohje kohdasta Postitustalo-toiminnot.

1. Valitse Luo lähetyslista/ennakkotilaus

2. Siirry Tuotteet -välilehdelle näytön vasemmassa yläreunassa.

3.Valitse tuoteryhmä, johon postittamasi lähetykset kuuluvat, esim. Kirje, Kotimaa. Siirrä tuote lähetyslistalle napauttamalla rivin lopussa olevaa painiketta. Samalla tavalla lisätään myös muihin tuoteryhmiin kuuluvat tuotteet lähetyslistalle.

 

4. Napauta Päivitä -painiketta ja lisää oikeat kpl-määrät ja painot lähetyslistan riveille. Valitse myös oikea vyöhyke rivin lähetyksille. Jos olet merkinnyt lähetyksen painon oikein ja järjestelmä antaa virheilmoituksen tuotekohtaisen enimmäispainon ylityksestä, tarkoittaa se sitä, että sinun täytyy vaihtaa kyseinen tuote toiseksi tai lähettää kyseinen lähetys osoitekortillisena pakettina (ei voi lähettää sähköisellä lähetyslistalla).
Lisäpalvelut LP-painikkeen takaa voit lisätä tuotteelle sallittuja lisäpalveluita.
Rivin alussa olevasta nuolipainikkeesta avautuu rivin lisätiedot, mihin voi lisätä mm. käyttötunnuksen.
Napauta vielä Päivitä-painiketta ennen tilauksen tallentamista tai lähettämistä.

5. Kun kaikki lähettämäsi tuotteet on lisätty lähetyslistalle, niin napauta Lähetä -painiketta. Tulosta tämän jälkeen lähete napauttamalla Tulosta lähete -painiketta ja avautuvasta ikkunasta edelleen Tulosta -painiketta. Lähete liitetään postitettavien lähetysten mukaan.

 

6. Sulje läheteikkuna napauttamalla Sulje -painiketta ja tämän jälkeen lähetyslista napauttamalla Sulje ?painiketta tilauksella.


Mikäli lähetteen tulostaminen ei onnistu, voit kirjoittaa seuraavat tiedot myös erilliselle paperille ja liittää sen lähetyseräsi mukaan.

  • lähetyslistan numero
  • asiakasnumero, jolla lista on tehty
  • omat yhteystietosi

Ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä Postin yritysasiakaspalveluun, 0200 77000 tai sähköpostitse yritysasiakaspalvelu@posti.com.

Käytön edellytykset

Sähköinen lähetyslista -järjestelmä on Internet-pohjainen ja vaatii Internet-yhteyden lisäksi Javascriptiä tukevan selaimen. Näytöissä ja toiminnoissa voi olla pieniä eroja riippuen siitä, mitä selainta käyttää.
Suosittelemme selaimeksi IE 8.0 tai uudempaa. Sähköisen lähetyslistan käytöstä sovitaan Postin kanssa.

Sama lähetyslista voi olla samanaikaisesti näytöllä auki vain yhdellä käyttäjällä ja käyttäjä voi käsitellä vain yhtä lähetyslistaa kerrallaan.
Postittajan on varustettava postittamansa kuljetusyksiköt lähetyslistan numeron sisältävällä lähetteellä.

Sähköinen lähetyslista

Lähetyslistojen tilat:

Avoin: Keskeneräinen lista, jota ei ole vielä lähetetty, mutta se on tallennettu. Avoimen lähetyslistan tietoja voi muuttaa.

Valmis: Lista, joka on lähetetty. Valmiin lähetyslistan tietoja voi muuttaa tietyin edellytyksin.

Ennakkotilaus: Lista, joka on avattu vähintään 49 päivää ennen lähetyslistalle merkittyä postituspäivämäärää. Ennakkotilaus muuttuu automaattisesti avoimeksi lähetyslistaksi 49 päivää ennen lähetyslistalle merkittyä postituspäivämäärää. Ennakkotilauksen lähettäminen onnistuu, kun se on muuttunut avoimeksi lähetyslistaksi.

Lehden Pro ?palveluiden ennakkotilaus syntyy pääsääntöisesti Postittamisen työpöydältä tai Lajittelupalvelusta generoiduilla lähetyslistoilla, muissa tapauksissa ennakkotilaus tehdään yllä kuvatun mallin mukaisesti.

Peruttu: Lista, jonka kaikki rivit on peruttu.

Lähetyslistapohja

Luo lähetyslistapohja

Lähetyslistapohjaan voi tallentaa valmiiksi tavallisimmin käytetyt tuotteet sekä niihin liittyvät vyöhykkeet ja infokoodit. Kun lähetyslistapohja on luotu, voi lähetyslistan tehdä sitä käyttäen.

1. Valitse linkki Luo lähetyslistapohja.

2. Valitse Tuotteet ?toiminto

3. Valitse tuoteryhmä, josta haluat valita tuotteita. Järjestelmä hakee kaikki tuoteryhmään kuuluvat tuotteet. Tuotenumerossa olevaa linkkiä napauttamalla aukeaa lyhyt kuvaus tuotteesta.

4. Valitse tuotteita napauttamalla ostoskori-painiketta. Jokainen napautus lisää yhden rivin kyseistä tuotetta lähetyslistapohjalle.

5. Napauta Päivitä ?painiketta (lähetyslistassa alhaalla vasemmalla), jonka jälkeen voit valita riveille vyöhykkeet ja lisätä tarvittaessa infokoodit.

6. Lähetyslistapohjan voi nimetä antamalla sille nimi hakuavain-kenttään. Nimen perusteella voi lähetyslistapohjia hakea Tapahtumat-toiminnossa.

7. Tallenna lähetyslistapohja alareunassa olevalla Tallenna -painikkeella.

8. Järjestelmä antaa ilmoituksen siitä, että lähetyslistapohja on tallennettu.

9. Napauta Sulje-painiketta poistuaksesi lähetyslistapohjalta tai Palaa-painiketta jatkaaksesi muokkaamista.

Lähetyslistapohjan muuttaminen

Voit tehdä muutoksia lähetyslistapohjaan, kun se on haettu Tapahtumat-toiminnon avulla näytölle.

1. Valitse toiminto Tapahtumat.

2. Valitse pudotusvalikosta Lähetyslistapohjat.

3. Napauta OK-painiketta ja valitse haun tuloksesta haluamasi pohja napauttamalla sen numeroa.

4. Kun lähetyslistapohja on auennut näytölle, napauta Muuta-painiketta.

5. Lisää tai poista haluamasi tiedot. Tarpeettomat rivit saa poistettua laittamalla rivin lopussa olevaan Peruutus-sarakkeeseen ruksin ja napauttamalla tämän jälkeen Päivitä-painiketta.

6. Tallenna muutokset napauttamalla Tallenna-painiketta.

Lähetyslistapohjan poistaminen

Mikäli lähetyslistapohja käy tarpeettomaksi, sen voi poistaa seuraavasti.

1. Valitse toiminto Tapahtumat.

2. Valitse pudotusvalikosta Lähetyslistapohjat.

3. Valitse tarvittaessa hakukriteeri.

4. Napauta OK-painiketta, jonka jälkeen järjestelmä hakee kaikki ne lähetyslistapohjat, jotka täyttävät hakuehdot. Rivin lopussa olevaa Roskakori (poista)-symbolia napauttamalla lähetyslistapohja poistuu.

Luo lähetyslista/ennakkotilaus tekemäsi lähetyslistapohjan perusteella

Lähetyslistan / ennakkotilauksen voi tehdä hyödyntäen aiemmin tehtyä lähetyslistapohjaa. Valitaan haluttu lähetyslistapohja ja muokataan sen tiedot vastaamaan postitettavaa lähetyserää.

Postittamisen työpöydän ja Lajittelupalvelun ollessa käytössä, lähetyslistat generoituvat automaattisesti lähetyslistalle, jolloin alla esitettyjä toimia ei tarvitse erikseen tehdä.

1. Valitse linkki Luo lähetyslista/ennakkotilaus pohjan avulla.

2. Valitse haluamasi lähetyslistapohja napauttamalla lähetyslistapohjan numeroa.

3. Merkitse lähetyslistalle postituspäivämäärä, mikäli se poikkeaa oletuksena olevasta postituspäivämäärästä. Lisää tarvittaessa lisätiedot, työnumero, lehdennumero ja ilmestymispäivämäärä sekä valitse haluamasi laskutusosoitteen numero pudotusvalikosta.

4. Merkitse riveille kpl-määrät, vyöhykkeet, painotiedot ja muut tarvittavat tiedot (esim. käyttötunnus rivin lisätiedoissa) ja mahdolliset lisäpalvelut.

5. Mikäli lähetyslistapohjassa on tuotteita, joita et tällä kertaa postita, voit poistaa ne napauttamalla rivin lopussa olevaa valkoista ruutua (peruutus-sarake) ja napauttamalla Päivitä -painiketta.

6. Hyväksy lista valmiiksi painamalla Lähetä -painiketta. Järjestelmä varmistaa lähettämisen. Mikäli et halua lähettää lähetyslistaa saman tien, napauta Tallenna-painiketta. Sekä Tallenna- että Lähetä- toiminnon jälkeen pääset näytölle, jossa voit tulostaa lähetteen. Se liitetään aina lähetyserän mukaan. Tarvittaessa voit palata takaisin lähetyslistalle tekemään muutoksia napauttamalla Palaa- painiketta.

7. Napauta Sulje-painiketta poistuaksesi lähetyslistalta.

8. Valmiit lähetyslistat tulee lähettää viipymättä.

9. Muista liittää lähetyseriin lähetteet mukaan.

Lähetyslista/ennakkotilaus

Ennakkotilaus

Ennakkotilauksella tarkoitetaan lähetyslistaa, joka avataan järjestelmään vähintään 49 päivää (7 viikkoa) ennen aiottua postituspäivää. Lehtien Pro ?palveluissa ennakkotilaus tehdään pääsääntöisesti Postittamisen työpöydällä. Ennakkotilauksesta Posti saa tietoa tulevista lähetyseristä, jonka avulla voidaan varmistaa laadukas palvelu.
Ennakkotilaukseen merkitään postituspäivämäärä, tuote, kpl-määrä ja painotiedot sekä tarkistetaan, että vastaanottopiste on oikein. Ennakkotilauksen tila muuttuu automaattisesti avoimeksi lähetyslistaksi, kun postittamiseen on aikaa vähemmän kuin 49 päivää.

Ennakkotilauksia, ja lähempänä postitusta lähetyslistoja, tulee päivittää heti kun tietoihin tulee muutoksia kuten esimerkiksi postitusaikoihin ja paikkoihin sekä määriin yli 10 % tai painoihin yli 25%.

Mikäli ennakkotilaukselle alun perin merkittyä postituspäivämäärää aikaistetaan myöhemmin siten, ettei ennakkotilauksen luontipäivän ja uuden postituspäivämäärän väliin jää vähintään 49 päivää, ei kyseessä ole enää ennakkotilaus.

Ennakkotilauksen lähettäminen onnistuu, kun se on muuttunut avoimeksi lähetyslistaksi.

Luo lähetyslista/ennakkotilaus ilman lähetyslistapohjaa

Lähetyslistan / ennakkotilauksen voi tehdä myös ilman etukäteen tehtyä lähetyslistapohjaa. Käytettävissä on kaksi vaihtoehtoa.

Vaihtoehto 1

1. Valitse linkki Luo lähetyslista/ennakkotilaus.

2. Valitse Tuotteet -toiminto.

3. Valitse tuoteryhmä, josta haluat valita tuotteita. Järjestelmä hakee kaikki tuoteryhmään kuuluvat tuotteet. Tuotenumerossa olevaa linkkiä napauttamalla aukeaa lyhyt kuvaus tuotteesta.

4. Valitse tuotteita napauttamalla ostoskori-painiketta. Jokainen napautus lisää yhden rivin kyseistä tuotetta lähetyslistalle.

5. Paina lähetyslistalla olevaa Päivitä-painiketta (lähetyslistan vasemmassa alareunassa).

6. Tarkista ja täydennä listalle otsikko ja rivitiedot, sekä lisää tarvittaessa tiedot rivin alussa olevan nuolipainikkeen takaa avautuviin kenttiin. Lisäpalvelut-painikkeen takaa tuotteelle voi liittää lisäpalveluita.

7. Päivitä lista ja hyväksy se valmiiksi painamalla Lähetä-painiketta. Järjestelmä varmistaa lähettämisen.
Mikäli et halua lähettää lähetyslistaa saman tien, napauta Tallenna-painiketta. Sekä Tallenna- että Lähetä- toiminnon jälkeen pääset näytölle, jossa voit tulostaa lähetteen. Se liitetään aina lähetyserän mukaan. Tarvittaessa voit palata takaisin lähetyslistalle tekemään muutoksia napauttamalla Palaa- painiketta.

8. Napauta Sulje-painiketta poistuaksesi lähetyslistalta.

9. Valmiit lähetyslistat tulee lähettää viipymättä.

10. Muista liittää lähetyseriin lähetteet mukaan.

Vaihtoehto 2

1.Valitse linkki Luo lähetyslista/ennakkotilaus.

2.Merkitse haluamasi tuotteiden tuotenumerot suoraan lähetyslistalle, riveillä oleviin koodi-kenttiin. Lisää Määrä- kenttiin kappalemäärät.

3.Paina lähetyslistalla olevaa Päivitä -painiketta. Tuotteen nimessä olevaa linkkiä napauttamalla aukeaa lyhyt kuvaus tuotteesta.

4.Tarkista ja täydennä listalle otsikko ja rivitiedot, sekä lisää tarvittaessa tiedot rivin alussa olevan nuolipainikkeen takaa avautuviin kenttiin. Lisäpalvelut-painikkeen takaa tuotteelle voi liittää lisäpalveluita.

5.Päivitä lista ja hyväksy se valmiiksi painamalla Lähetä-painiketta. Järjestelmä varmistaa lähettämisen.
Mikäli et halua lähettää lähetyslistaa saman tien, napauta Tallenna-painiketta. Sekä Tallenna- että Lähetä- toiminnon jälkeen pääset näytölle, jossa voit tulostaa lähetteen. Se liitetään aina lähetyserän mukaan. Tarvittaessa voit palata takaisin lähetyslistalle tekemään muutoksia napauttamalla Palaa- painiketta.

6.Napauta Sulje-painiketta poistuaksesi lähetyslistalta.

7.Valmiit lähetyslistat tulee lähettää viipymättä.

8.Muista liittää lähetyseriin lähetteet mukaan

Lähetyslistan tietojen muuttaminen

1.Valitse Tapahtumat- toiminto ja hae muokattava lähetyslista/ennakkotilaus. Napauta sen numeroa, niin lähetyslista tulee näytölle. Voit valita tapahtuman muokattavaksi myös Viimeisimmät tapahtumat osiosta (oikeassa reunassa) napauttamalla haluamaasi tapahtumaa.

2.Napauta Muuta-painiketta, jolloin lähetyslista on muokattavissa.

3.Tee tarvittavat muutokset lähetyslistalle.

4.Paina lähetyslistalla olevaa Päivitä -painiketta.

5.Hyväksy lista valmiiksi painamalla Lähetä-painiketta. Järjestelmä varmistaa lähettämisen.
Mikäli et halua lähettää lähetyslistaa saman tien, napauta Tallenna-painiketta. Sekä Tallenna- että Lähetä- toiminnon jälkeen pääset näytölle, jossa voit tulostaa lähetteen. Se liitetään aina lähetyserän mukaan. Tarvittaessa voit palata takaisin lähetyslistalle tekemään muutoksia napauttamalla Palaa- painiketta.

6.Napauta Sulje-painiketta poistuaksesi lähetyslistalta.

7.Valmiit lähetyslistat tulee lähettää viipymättä.

8.Muista liittää lähetyseriin lähetteet mukaan

Uusien rivien lisääminen

Lähetyslistaan/ennakkotilaukseen tai lähetyslistapohjalle voi lisätä uusia tyhjiä rivejä, jotta sille saa lisättyä kaikki tarvittavat tuotteet.

1.Valitse lisättävien rivien määrä pudotusvalikosta näytön alareunassa.

2.Napauta tämän jälkeen pudotusvalikon vieressä olevaa Päivitä ?painiketta.

Nopeutus

Jos osa lähetyserästä joudutaan nopeuttamaan, tehdään nopeutetulle osalle uusi rivi, jossa tuotteeksi valitaan nopeampi tuote. Korjataan postituspäivämäärä otsikkotasolle. Alkuperäiseltä riviltä vähennetään nopeutettu osuus. Vain jos koko erä joudutaan nopeuttamaan, peruutetaan alkuperäinen rivi kokonaan.

Press Basic-tuotteen nopeutus tapahtuu lisäämällä siihen Press Basic, Nopeutus -lisäpalvelu (12842).

Lähetyslistan lähettäminen

Kun lähetyslistaan on täytetty kaikki siihen kuuluvat tiedot, on lähetyslista postituksen tapahduttua lähetettävä viipymättä. Lähetyslistan lähettäminen tapahtuu napauttamalla Lähetä-painiketta. Lähettämisen jälkeen listan tila on Valmis.

Lähetyslistan siirtäminen edelleen

Ennakkotilauksen, kuten myös avoimen lähetyslistan voi siirtää edelleen täytettäväksi toiselle postittajalle. Tällöin listan otsikko-osassa olevaan Siirto sallittu -kohtaan tulee merkitä ruksi. Postittajalle, jolle lähetyslista/ennakkotilaus siirretään, tulee kertoa sillä oleva asiakasnumero sekä lähetyslistan/ennakkotilauksen numero.

Lähetetyn listan tietojen muuttaminen ja aiheettoman lähetyslistan peruminen

Mikäli olet tehnyt lähetyslistan valmiiksi (valmis-tilassa) ja huomaat siinä olevan virheen tai olet tehnyt aiheettoman lähetyslistan, joka pitää perua, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen yritysasiakaspalvelu@posti.com. Ilmoita viestissä, korjattavan/peruttavan listan numero ja miksi listaa pitää korjata/perua. Mikäli lähetyslista on korvattu toisella listalla, ilmoita myös korvaavan listan numero.
Huomaa, että voit itse muokata lähetyslistaa, jos siinä on Muuta-painike näkyvissä.

Lähetyslistan rivin poistaminen/peruuttaminen

Lähetyslistan rivin voi poistaa ennen listan tallentamista/lähettämistä. Poisto toimii napauttamalla rivin lopussa olevaa valkoista ruutua ja napauttamalla Päivitä-painiketta. Poistettu rivi häviää lähetyslistalta/lähetyslistapohjalta. Mikäli lista on jo tallennettu, rivi voidaan peruuttaa napauttamalla rivin Peruutus-sarakkeessa olevaa valkoista ruutua ja napauttamalla Päivitä-painiketta. Rivin tiedot jäävät näkyviin, mutta rivi ei ole aktiivinen. Peruutetun rivin tiedot eivät siirry laskulle.

Tulosta lähete

Jotta voi tulostaa lähetyslistaan/ennakkotilaukseen kuuluvan lähetteen, pitää lähetyslistalla/ennakkotilauksella olla vähintään yksi rivi tallennettuna. Kun lähetyslistan tallentaa tai lähettää, on lähetteen tulostaminen mahdollista.

1.Tallenna tai lähetä lähetyslista.

2.Valitse Tulosta lähete -toiminto.

3.Päivitä halutessasi lähetteen kenttä (kuljetusyksikkö).

4.Tulosta lähete napauttamalla Tulosta-painiketta. Kaikissa Postiin lähtevissä kuljetusyksiköissä tulee olla kyseistä erää koskeva lähete.

5.Sulje ikkuna.

Lähetyslistan tulostus

Voit tulostaa halutessasi lähetyslistan/ennakkotilauksen tiedot paperille. Kun olet tallentanut tai lähettänyt lähetyslistan, järjestelmä vahvistaa tekemäsi toimenpiteen. Tältä näytöltä voit suorittaa tulostuksen. napauttamalla Tulosta-painiketta.

Tapahtumat-haku

Toiminnolla saat listauksen järjestelmään tallennetuista lähetyslistoista ja lähetyslistapohjista. Listauksessa näkyy mm. lähetyslistan tai lähetyslistapohjan numero. Numeroa napauttamalla saat sen avattua näytölle. Voit tarkentaa hakua täyttämällä osan tai kaikki näytöllä näkyvistä kentistä. Mikäli tunnuksellasi on postitustalo-toiminto, valitse ensin asiakaslistalta asiakas, jonka lähetyslistoja/lähetyslistapohjia haluat hakea.

1.Valitse näytön yläreunasta Tapahtumat-toiminto.

2.Valitse pudotusvalikosta, haetko lähetyslistoja vai lähetyslistapohjia

3.Valitse Tila-valikosta haettavien lähetyslistojen tila.

4.Voit tarkentaa hakua valitsemalla haettavaksi lähetyslistan numeron, työnumeron tai hakuavaimen perusteella merkitsemällä hakuehto asianomaiseen kenttään.

5.Voit antaa päivämäärävälin, jos haluat hakea lähetyslistoja tietyltä ajanjaksolta.

6.Napauta Hae-painiketta. Saat listauksen hakuehdot täyttävistä lähetyslistoista tai lähetyslistapohjista.

7.Napauta tapahtuman numeroa, niin saat lähetyslistan tai lähetyslistapohjan katseltavaksi tai käsiteltäväksi.

Tuotteet (tuotteiden lisääminen lähetyslistalle tai lähetyslistapohjaan)

Tuotteet-toiminnolla voit hakea tuotteita eri tuoteryhmistä. Haun voi suorittaa myös tuotteen nimellä tai nimen osalla. Haettaessa nimellä tai nimen osalla on suositeltavaa käyttää "tähti" ?merkkejä (*) sanan molemmin puolin. Hakemasi tuotteet voit lisätä lähetyslistalle tai lähetyslistapohjalle.

1.Avaa näytölle lähetyslistapohja tai luo uusi lähetyslista/ennakkotilaus.

2.Valitse Tuotteet-toiminto.

3.Valitse tuoteryhmä-valikosta haluamasi tuoteryhmä ja odota kunnes järjestelmä avaa tuoteryhmän tuotteet. Mikäli haet tuotteita niiden nimillä, anna tuotteen nimi/nimenosa tyhjään ruutuun ja napauta Hae nimellä -painiketta.

4.Napauttamalla rivin lopussa olevaa ostoskori-symbolia saat lisättyä tuotteita lähetyslistalle tai lähetyslistapohjalle.

5.Napauta lopuksi lähetyslistalla/ennakkotilauksella tai lähetyslistapohjalla olevaa Päivitä-painiketta.

Lisäpalveluiden lisääminen tuotteille

Napauttamalla lähetyslistan rivillä olevaa symbolia (LP-sarake), järjestelmä näyttää kyseisen tuotteen mahdolliset lisäpalvelut. Valitse tarvittavat lisäpalvelut ja napauta Päivitä-painiketta. Valitut lisäpalvelut tulevat näkyviin riville. Riville merkitään kyseisten lisäpalveluiden sisältämien lähetysten kappalemäärä ja painotiedot.

Lähettämättä jääneet listat

Mikäli lähetyslistoja on jäänyt lähettämättä, tulee ne lähettää viipymättä. Lähettämättä jääneet listat ovat Avoin-tilassa olevia lähetyslistoja, joiden postituspäivämäärä on jo mennyt. Avoin-tilassa olevat listat voi hakea Tapahtumat -toiminnon avulla. Valitse toiminto Tapahtumat.

1.Valitse listojen tilaksi Avoin- tila.

2.Anna postituspäivän aikajakso.

3.Valitse Hae-toiminto.

4.Listat saa avattua näytölle napauttamalla listan numeroa ja Muuta-painiketta.

5.Varmista, että listoilla kaikki tiedot ovat oikein ja lähetä listat napauttamalla Lähetä-painiketta.

Raportin hakeminen

Voit hakea raportteja tekemistäsi lähetyslistoista. Myös muiden tekemät lähetyslistat näkyvät raportissa silloin, kun listoilla on käytetty yrityksesi asiakasnumeroa. Voit tallentaa raportin Exceliin ja muokata sitä haluamallasi tavalla.

1.Napauta Raportit-painiketta.

2.Valitse haluamasi raportti.

Tiedot saat siirrettyä Exceliin seuraavasti:

1.Napauta hiiren oikealla painikkeella raportin päällä, valitse toiminto Valitse kaikki / Select All (Ctrl+A).

2.Napauta hiiren oikealla painikkeella raportin päällä, valitse toiminto Kopioi / Copy (Ctrl+C).

3.Avaa Excel ja liitä tiedot sinne.

4.Voit muokata taulukkoa haluamallasi tavalla.

Lähetyslistan tiedot

Lähetyslistan otsikkotietojen täyttäminen

Postituspvm: Kun lähetyslista avataan, merkitsee järjestelmä luontipäivän automaattisesti Postituspäivämäärä-kenttään. Postituspäivämäärää voi muuttaa halutessaan. Postituspäivämäärä ei voi kuitenkaan olla aikaisempi kuin lähetyslistan luontipäivämäärä. Kentän oikealla puolella on painike, jolla saa avattua kalenterin ja valittua halutun postituspäivämäärän. Kalenterissa on oletuksena kyseinen päivämäärä ja sen saa valittua suoraan napauttamalla Hyväksy-painiketta.

Jakelupäivä: Järjestelmä merkitsee ilmestymispäivän automaattisesti silloin, kun listalle on merkitty lehtituotteita. Käyttäjän tulee muuttaa ilmestymispäivämäärä postitusta vastaavaksi. Vain lehtituotteille merkitään ilmestymispäivä.

Hakuavain: Hakuavain on tarkoitettu käytettäväksi postittajan omiin tarpeisiin. Hakuavaimella voidaan hakea listoja tai lähetyslistapohjia jälkikäteen. Hakuavain ei siirry laskulle.

Työnumero: Työnumero on tarkoitettu käytettäväksi postittajan omiin tarpeisiin. Työnumerolla voidaan hakea listoja jälkikäteen. Työnumero ei siirry laskulle, mutta se näkyy laskuraportilla.

Lehden No; Lehden numero merkitään silloin, kun listalle on merkitty lehtituotteita. Ensimmäiseen kenttään merkitään lehden numero ja toiseen kirjain tarkenne, mikäli siihen on tarve (esim. B-numero). Jälkimmäinen osa on kaksoisnumeroita varten.

Laskutusosoite: Valikossa on valittavissa vain ne laskutusosoitteennumerot, joista on sovittu maksajaksi merkityn asiakkaan ja Postin kanssa. Postittaja ei voi itse lisätä uusia tai muuttaa valikossa olevia laskutusosoitteita.

Lisätiedot: Kenttään voi merkitä postittajan omia tai Postin vastaanotolle tarkoitettuja lisätietoja. Lisätiedot eivät siirry laskulle.

Siirto sallittu: Laittamalla tähän kenttään ruksin, voi lähetyslistan/ennakkotilauksen siirtää jollekin toiselle postittajalle edelleen täytettäväksi. Toiselle postittajalle tulee ilmoittaa lähetyslistan/ennakkotilauksen numero sekä sillä oleva asiakasnumero, jotta toinen postittaja voi hakea kyseisen lähetyslistan/ennakkotilauksen omalle näytölleen.

g/kpl: Laittamalla haluttu yksikköpaino kyseiseen kenttään ja napauttamalla Päivitä-painiketta päivittyy listan kaikille riveille haluttu yksikköpaino. Toiminto on tarkoitettu käytettäväksi lähinnä lehtituotteiden kanssa. Mikäli yksikköpaino poikkeaa joillakin riveillä muiden rivien painosta (esim. ulkomaille postitettavat lehdet), on näiden rivien painot korjattava suoraan kyseisille riveille. Jos listalla on ilmoitettu Lehtikimppulähetyksiä, ilmoitetaan vain kimppujen yhteispaino.

Vastaanotto: Oletuksena kentässä näytetään asiakkaan perustietoihin määritelty vastaanottopiste. Mikäli lähetykset toimitetaan johonkin toiseen vastaanottopisteeseen, valitaan valikosta oikea vastaanottopiste.

Lähetyslistan rivitietojen täyttäminen

Rivit: Kentässä näytetään rivinumero. Rivin edessä olevan nuolipainikkeen kautta avautuu rivin lisätiedot, jossa on Käyttö, Laj ja Jakelutunnus-kentät. Jakelutunnus näkyy vain lehtinimikkeillä.

Koodi: Koodi tulee riville, kun ostoskoria on klikattu Tuotteet-toiminnossa. Koodin voi merkitä myös itse ja lisätä tällä tavoin tuote riville.

Lisäpalvelut LP: Mikäli rivillä olevaan tuotteeseen voidaan liittää lisäpalvelu, on sarakkeessa siitä merkkinä symboli. Sitä napauttamalla saa näkyville kyseisen tuotteen lisäpalvelut ja niiden valittavissa olevat yhdistelmät.

Tuote: Kenttään ei voi itse syöttää tietoa, vaan järjestelmä näyttää siinä riville valitun tuotteen nimen.

Vyöhyke: Kenttään valitaan pudotusvalikosta riville merkittyjen lähetysten kohdealue.

Määrä: Kenttään merkitään lähetysten kpl-määrä kyseisellä rivillä. Mikäli postitetaan Lehtikimppulähetyksiä, merkitään kenttään kimppujen kappalemäärä.

g/kpl: Kenttään merkitään rivillä ilmoitetuista lähetyksistä yhden lähetyksen paino. Pienlähetykset merkitään lähetyslistalle painoluokittain.

Kok.paino (kg): Kenttään merkitään rivillä ilmoitettujen lähetysten kokonaispaino.

Infokoodi: Infokoodi-kentän käyttö mahdollistaa laskun erittelyn infokoodien mukaan. Infokoodin pituus on enintään 15 merkkiä (numeroita ja/tai kirjaimia).

Käyttö: Asiakas sopii tämän kentän käytöstä erikseen Postin kanssa. Postin yhteyshenkilö antaa tarkemmat ohjeet, mikäli kentän käyttö tulee tarpeelliseksi.

Laj.: Postittajan ja Postin sopima esikäsittelyaste postitettaville lähetyksille.

Jakelutunnus: Jakelutunnusta käytetään lähetyslistalla silloin, kun sovitut tuotteet jaetaan Postin sopimusjakeluissa (=tuotenumerot 1018 Varhaisjakelu, 1020 Muut sopimusjakelut, 1021 Lauantaijakelu, 1022 Sunnuntaijakelu, sekä Lehden Sopimusjakeluissa jaettaville Mainos- ja markkinointilähetyksille). Jakelutunnuksen avulla erotetaan toisistaan eri maatieteelliset jakelualueet.

Rivinpoisto on mahdollista tehdä avoin-tilassa olevaan lähetyslistaan, jota ei ole vielä tallennettu. Poisto toimii napauttamalla rivin lopussa olevaa ruutua, jolloin se aktivoituu ja painamalla Päivitä-painiketta.

Mikäli lista on jo tallennettu, rivin tiedot jäävät näkyviin, mutta rivi ei ole aktiivinen. Peruutetun rivin tiedot eivät siirry laskulle.

Vyöhykkeet

Kirjelähetysten verovyöhykkeet

FI

Suomi manner

 

AH

Ahvenanmaa

 

NOT

Veroton

POSTIENNAKKO

FIA

Suomi manner A

 

FIB

Suomi manner B

 

FIC

Suomi manner C

 

EU

EU Eurooppa

 

EU2

Muut Euroopan maat

 

MUU

Muut maat

 

 

Lehtituotteiden verovyöhykkeet

FI

Suomi manner

AH

Ahvenanmaa

FI1

Suomi manner 1

FI2

Suomi manner 2

AH1

Ahvenanmaa 1

AH2

Ahvenanmaa 2

EU

EU Eurooppa

EU2

Muut Euroopan maat

MUU

Muut maat

SE

Ruotsi

Jatkokuljetusten verovyöhykkeet

Jatkokuljetus
Suomeen saapuvan lähetyksen Suomen sisällä tapahtuvaa perille kuljettamista. Kuljettaminen siis jatkuu välittömästi ulkomailta tultuaan Suomen sisällä. Lähetysten käsittely paremmin Postin verkkoon sopivaksi ei katkaise kuljetusketjua, mutta lähetysten varastointi katkaisee kuljetusketjun.

Kirjepalvelut

F03

Suomi EU-jatkokuljetus

F04

Suomi Ei EU-jatkokuljetus

E03

Suomi EU-jatkokuljetus

E04

Suomi Ei EU-jatkokuljetus

F3A

Suomi manner A, EU-jatkokuljetus

F3B

Suomi manner B, EU-jatkokuljetus

F3C

Suomi manner C, EU-jatkokuljetus

F4A

Suomi manner A, Ei EU-jatkokuljetus

F4B

Suomi manner B, Ei EU-jatkokuljetus

F4C

Suomi manner C, Ei EU-jatkokuljetus

 

Lehtipalvelut

F03

Suomi EU-jatkokuljetus

F04

Suomi Ei EU-jatkokuljetus

F13

Suomi manner 1 EU-jatkokuljetus

F14

Suomi manner 1 Ei EU-jatkokuljetus

F23

Suomi manner 2 EU-jatkokuljetus

F24

Suomi manner 2 Ei EU-jatkokuljetus

Postitustalo-toiminnot

Nämä toiminnot ovat käytettävissä vain niillä, joiden tunnuksiin on määritelty postitustalo-toiminto.

Uuden asiakasnumeron ja asiakkaan lisääminen

Toiminnolla voit ylläpitää asiakkaittesi asiakasnumeroita.

1.Napauta näytön yläreunassa olevaa Asiakkaat -linkkiä.

2.Syötä asiakkaan asiakasnumero ylimpänä olevaan Asiakasnumero -kenttään.

3.Napauta Lisää-painiketta. Järjestelmä ilmoittaa, että asiakas on lisätty asiakaslistalle.

Asiakasnumeron ja asiakkaan poistaminen

Tarpeettoman asiakasnumeron voi poistaa asiakaslistalta.

1.Napauta näytön yläreunassa olevaa Asiakkaat -linkkiä.

2.Hae poistettava asiakas asiakasnumerolla tai nimellä (napauta ao. kentän edessä olevaa valintaa ja Hae-painiketta)

3.Napauta asiakaslistalla poistosymbolia sen rivin kohdalla, jolla on poistettava asiakas.

4.Järjestelmä varmistaa poiston. Kun napautetaan OK -painiketta, asiakasnumero poistuu listalta.

Asiakkaan valitseminen lähetyslistalle / ennakkotilaukselle tai lähetyslistapohjalle

Asiakkaat -toiminnosta on valittava asiakas ennen lähetyslistan/ennakkotilauksen tai lähetyslistapohjan luontia.

1.Napauta näytön yläreunassa olevaa Asiakkaat -linkkiä.

2.Hae valittava asiakas asiakasnumerolla tai nimellä (napauta ao. kentän edessä olevaa valintaa ja Hae-painiketta).

3.Napauta asiakaslistalla oikeassa reunassa olevaa lisää-symbolia sen rivin kohdalla, jolla on haluamasi asiakas.

4.Järjestelmä ilmoittaa, että asiakas on vaihdettu. Kun napautetaan OK -painiketta, niin ilmoitus poistuu.

Valitun asiakkaan nimi näkyy näytön yläreunassa. Tämän jälkeen lähetyslista tai lähetyslistapohja luodaan valitulle asiakkaalle kyseisiä kohtia kuvaavan ohjeiden mukaan.

Lähetyslistojen, lähetyslistapohjien tai ennakkotilausten haku asiakkaittain

Voit hakea aiemmin tekemiäsi lähetyslistoja tai ennakkotilauksia asiakkaittain. Valitse Hakukohteesta Lähetyslistat ja Tila-kohdasta haluamasi lähetyslistan tila. Lisää vielä asiakasnumero ja postituspäivä (alasvetovalikossa vaihtoehdot hakukriteereistä) ja käynnistä tämän jälkeen haku.
Voit hakea lähetyslistan myös työnumerolla valitsemalla Tapahtuma-kentän arvoksi Työnumero ja antamalla Numero- kenttään lähetyslistan työnumeron.
Valitsemalla Tapahtuma-kentän arvoksi Tuotekoodi ja antamalla tuotekoodin Numero-kenttään, voit hakea lähetyslistoja, jotka sisältävät haluttua tuotetta.

Voit hakea aiemmin tekemiäsi lähetyslistapohjia asiakkaittain. Valitse Hakukohteeksi Lähetyslistapohja, anna Asiakasnro-kenttään asiakasnumero ja käynnistä sitten haku. Voit tarkentaa hakua antamalla Hakuavain kenttään lähetyslistapohjan nimen.
Valitsemalla Tapahtuma-kentän arvoksi Tuotekoodin ja antamalla tuotekoodin Numero-kenttään, voit hakea lähetyslistapohjia, jotka sisältävät haluttua tuotetta.

Kaikkien avoin -tilassa olevien lähetyslistojen haku kerralla

Voit hakea kaikki eri asiakkaillesi Avoimet -tilassa olevat lähetyslistat kerralla. Valitse Tapahtumat -toiminnossa valikosta Lähetyslistat ja tilaksi Avoin. Haun voi suorittaa enintään kuukauden ajalta kerrallaan. Muuta tarvittaessa päivämääräväliä.

Lähetyslistan haku lähetyslistan numerolla

Voit hakea eri asiakkaillesi tekemiä lähetyslistoja listannumerolla. Valitse Tapahtumat -toiminnossa lähetyslistat ja valitse listan tila. Anna asiakasnumero ja postituspäivä (alasvetovalikossa vaihtoehdot hakukriteereistä) ja napauta Hae -painiketta.

Postittajalle siirretyn lähetyslistan/ennakkotilauksen hakeminen

Voit hakea toisen yrityksen tekemän lähetyslistan/ennakkotilauksen, johon on merkitty ruksi kohtaan Siirto sallittu. Valitse Tapahtumat -toiminnossa lähetyslistat ja valitse Tila-alasvetovalikosta lähetyslistan tila. Merkitse kenttiin, asiakasnumero, postituspäivä (alasvetovalikossa vaihtoehdot hakukriteereistä) ja lähetyslistannumero ja napauta Hae -painiketta.

Toiminta poikkeustilanteissa

Häiriö järjestelmässä

Mikäli järjestelmään ei joskus pääse, esim. tietoliikenneyhteyksistä johtuen, varajärjestelynä käytetään tulostettavaa lähetyslistaa. Tulostettuja lähetyslistoja on tästä syystä hyvä pitää varastossa pieni määrä. Tulostettavan lähetyslistan käsittelystä Posti perii hinnastonsa mukaisen hinnan, paitsi silloin, kun järjestelmä on ollut pois käytöstä Postista johtuvasta syystä. Tulostettava lähetyslista: https://ohjelmat.posti.fi/lahetyslista

Postin tekemät korjaukset lähetyslistoilla

Jos Postin vastaanotto on lisännyt tai korjannut lähetyslistan tietoja, näkyvät nämä lisäykset ja korjaukset punaisella fontilla sen jälkeen, kun lähetyslista on siirretty Postin vastaanotosta laskutukseen.

Tuki ongelmatilanteissa

Mikäli sinulle tulee ongelmia lähetyslistojen täyttämisessä, voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen yritysasiakaspalvelu@posti.com. Puhelimitse opastusta antaa Postin yritysasiakaspalvelu numerossa 0200 77000 suomeksi ja ruotsiksi 0200 75000. Englanninkielellä opastusta saa numerosta 0200 77000.

Mikäli käyttäjätunnus ja salasana ovat kadonneet tai unohtuneet, ota ensisijaisesti yhteyttä oman yrityksesi pääkäyttäjään. Mikäli pääkäyttäjätunnus on kadonnut tai unohtunut, ilmoita asiasta sähköpostitse osoitteeseen yritysasiakaspalvelu@posti.com.