Snabbguide
Förutsättningar för användning
Allmänt
Beställning
Beställningens uppgifter
Beställningsmall
Spara beställning
Skicka beställning
Skicka en tryckmodell till tillverkaren
Ta bort en rad från beställningen
Tillvägagångssätt vid avvikande situationer
Stöd vid problemsituationer
Kuverttillverkarnas kontaktuppgifter

Snabbguide för beställning av postkuvert

Denna guide ger instruktioner för hur man beställer postkuvert.

Börja beställningen genom att klicka på Bläddra I Produkt Katalog – länken.

Välj kuverttillverkare på fliken Produkter

Genom att klicka på namnet på tillverkaren, kan du få den valda tillverkarens produktlista på skärmen. Klicka på varukorgen bilden. När du beställer flera produkter samtidigt, klicka på den vita rutan på höger hand för dom produkter du ska beställa och acceptera valet genom att klicka på Överta valet – knappen.

Fortsätt att skapa en beställning genom att klicka på Skapa - knappen.

Nu är du åter på den tillverkarens produktlista som är valt. Fortsätt beställningen genom att klicka på det gröna knappen i övre balken.

Systemet har lagt antaget värde på Antal-fältet. Kontrollera värdet och rätta den vid behöv.

Genom att klicka på skiftnyckel ikonen kan du lägga till ytterligare produktegenskaper.

Välj ytterligare produktegenskaper och acceptera dem.

Genom att klicka på knappen Skicka, ordern skickas till tillverkaren.

Genom att klicka på Tillverkarens e-postadress kan du skicka modellen av kuverten som ska tryckas till tillverkaren.

1. Förutsättningar för användning

Beställningssystemet för postkuvert är internetbaserat och kräver förutom internetuppkoppling en webbläsare som stöder Javascript. Användning av systemet förutsätter ett avtal med Posti. Det kan finnas små skillnader i fönstren och funktionerna beroende på vilken webbläsare du använder. Vi rekommenderar IE 8.0 eller en senare version som webbläsare.

2. Allmänt

I den övre delen av Postkuvertbutik finns det knappar till olika funktioner. Genom att klicka på knappen får du tillgång till funktionen.

2.1 Mina Transaktioner (sök efter transaktioner)

Genom att klicka på Mina transaktioner- knappen kommer du till skärmen där finns Transaktioner - Fliken. På skärmen finns det också länkar som möjliggör att skapa beställningar/beställningsmallar. Du kan söka efter beställningar och beställningsmallar genom att använda olika kriterier för sökning på Transaktioner-fliken. Som resultat får du en lista av transaktioner som motsvarar din sökning.

Fälten för sökning efter Beställningar/beställningsmallar på Transaktioner-fliken är:
Sök efter
Du kan söka efter beställningar eller beställningsmallar.

Status
Du kan söka efter beställningar med olika status.

Valfritt:

Samtliga beställningar.

Öppen:
En oavslutad beställning som har sparats men inte ännu skickats till kuverttillverkaren. Kuverttillverkaren ser inte beställningen.

Skickad av kunden:
En beställning som har skickats till kuverttillverkaren. Kunden kan inte göra ändringar på beställningen. Tillverkaren kan göra ändringar i beställningen på kundens begäran.

In hantering:

En beställning som kuverttillverkaren har tagit till behandling. Beställningen visas för kunden i läsformat. Kunden kan inte göra ändringar på beställningen.

Accepterad till faktureringen:

En beställning som kuverttillverkaren har godkänt för fakturering. Kuverttillverkaren eller kunden kan inte göra ändringar på beställningen längre.

Återkallad:
En beställning där alla rader är annullerad.

Skapad den: Tidpunkten när beställningen är skapad och sparad första gången. Du kan hämta beställningar från olika perioder.

ID Typ: Genom att välja värde i ID typ- fältet och lägga till motsvarande värde i Nummer-fältet får du fram beställningar/beställningsmallar som motsvarar sökkriterier.
ID Typ Transaktion förutsätter att beställnings/beställningsmallens nummer sättas i Nummer-fältet.

Er beteckning: Du kan ge namn till beställningsmallen för att använda namnet som sökkriterium.

2.2 Produktkatalog

I den övre delen av Postkuvertbutik finns det Produktkatalog- knappen. Genom att klicka på den uppvisas alla kuverttillverkarens produktkataloger. Man kan öppna produktkatalogen genom att klicka på kuverttillverkarens namn under Produkter- rubriken.

2.3 Transaktionen bearbetas

I Knappen visas vad man gör i systemet. Genom att klicka på den kan man gå tillbaka till startsidan eller till beställningen. På skärmen finns det också Transaktioner – fliken och länkar till funktioner där man kan skapa beställningar/beställningsmallar.

2.4 Kontakt

Genom att klicka på Kontakt- knappen visas kontaktuppgifter för Postis kundtjänst.

2.5 Hjälp

Genom att klicka på Hjälp- knappen visas Postkuvertbutikens bruksanvisning.

3. Beställning

3.1 Skapa en ny beställning

1. Klicka på länken Bläddra i Produkt Katalog i mitten av fönstret eller Produktkatalog- knappen som finns i den övre delen i Postkuvertbutik. Välj önskad kuverttillverkare i menyn Produkter. Genom att klicka på kuverttillverkarens namn visas katalogen på skärmen.

På en beställning kan man bara välja produkter som tillhör en och samma kuverttillverkare. På en beställning kan man dock välja flera olika produkter.

2. Det finns två sätt att lägga till produkter:

a. Välj önskad produkt genom att klicka på inköpskorg- symbolen vid den aktuella produkten på produktkatalogen.

b. Om du beställer flera kuvert på samma gång, sätt kryssen i de tomma rutor till höger på sidan vid de aktuella produkterna och klicka på Överta urval-knappen nere på sidan.

3 Beställning-rutan är aktiverad som standardvärde på Ny transaktion-skärmen. Godkänn det genom att klicka på Skapa-knappen. Produkten har nu överförts till beställningen och den gröna knappen indikerar det med texten ”Transaktioner bearbetas”.

4 Nu kommer du åter till produktkatalog. I detta skede kan du lägga till mera produkter på beställningen (Titta på stycke 2) eller fortsätta att skapa beställning genom att klicka på den gröna knappen på övre balken.

5 Genom att klicka på den gröna knappen ser du din beställning och du kan bearbeta den.

6 Välj leveransadress och faktureringsadress, lägg till beställd mängd och vid behov infokod och eventuella tilläggsuppgifter för kuverttillverkare. Om ingen beställningsmängd har matats in, ger systemet automatiskt den minsta beställningsmängden.

7 Produktens tilläggsegenskaper, exempelvis färgerna, lägger du till genom att klicka på skiftnyckeln på denna skärm. Välj tilläggegenskaper och klicka på acceptera- knappen för att spara ändringar. Efter godkännande är du åter på beställningen.

8 Vid behov kan du igen lägga till mera produkter genom att klicka på Produktkatalog-knappen i övre balken.

9 Spara beställningen genom att klicka på Uppdatera-knappen och sen Spara-knappen. Om beställningen är klar, klicka på Skicka-knappen för att sända beställningen till kuverttillverkare.

10 På beställningens bekräftelseskärm visas länken till tillverkarens e-postadress. Genom att klicka på denna länk kan du via den skicka en pdf-bild av kuvertmodellen eller tryckoriginalen till tillverkaren. Genom att klicka på Återgå-knappen på bekräftelseskärmen kan du igen gå till beställningen och bearbeta den. Också på bekräftelseskärmen finns det Skicka-knappen för att sända beställningen till kuverttillverkare.

11 Klicka på Stäng-knappen för att lämna beställningen.

3.2 Ändra en beställning

1 Klicka på Mina transaktioner i övre balken och välj Transaktioner-fliken. Sök efter den beställning som du vill bearbeta. Klicka på beställningens nummer för att öppna den. Det är också möjligt att öppna beställningen på Historik-sektion genom att klicka på beställningens nummer.

2 Klicka på Ändra-knappen, då kan du bearbeta beställningen. Bara de beställningar som är i Öppen-status är bearbetbara.

3 Gör de ändringar du vill på beställningen.

4 Om du vill lägga till produkter på beställningen, klicka på Produktkatalog-knappen i övre balken. Välj den samma kuverttillverkaren som är redan på beställningen. Kom ihåg att på beställningen kan vara produkter bara från en kuverttillverkare.

5 Lägg till produkter genom att klicka på inköpskorg-symbolen. Varje klick lägger till en rad på beställningen av den produkt som har klickats.

6 Genom att klicka på den gröna knappen i övre balken du kan gå till skärmen där det är möjligt att bearbeta beställningen.

7 Lägg till mängden och produktens tilläggegenskaper för de nya produkter på beställningen. Om beställd mängd är för liten på beställningen, ändrar systemet det till den nästa tillåten värde.

8 Spara beställningen genom att klicka på Uppdatera-knappen och sen Spara-knappen. Om beställningen är klar, klicka på Skicka-knappen för att sända beställningen till kuverttillverkare.

9 På beställningens bekräftelseskärm visas länken till tillverkarens e-postadress. Genom att klicka på denna länk kan du via den skicka en pdf-bild av kuvertmodellen eller tryckoriginalen till tillverkaren. Genom att klicka på Återgå-knappen på bekräftelseskärm kan du igen gå till beställningen och bearbeta den. Också på bekräftelseskärm finns det Skicka-knappen för att sända beställningen till kuverttillverkare.

10 Klicka på Stäng-knappen för att lämna beställningen.

4. Beställningens uppgifter

4.1 Beställningens rubrikuppgifter

Kund/nummer: Systemet visar kundens namn och kundnumret för beställningen.

Leveransadress: I menyn kan du välja de leveransadresser om vilka det har avtalats mellan kunden och Posti. Genom att klicka med musen på knappen efter fältet väljer du gatuadressen som leveransadress. Om du har behov av att meddela leveransadresser på radnivå, ska de anges i rad- eller rubriknivåns fält för tilläggsuppgifter.

Faktureringsadress: I menyn kan du välja endast de faktureringsadressnummer om vilka det avtalats mellan den kund som antecknats som betalare och Posti. Kunden kan inte själv lägga till nya eller ändra de faktureringsadresser som finns i menyn.

Tillverkare: I fälten visar systemet till vilken kuverttillverkare beställningen ska styras.

Tilläggsuppgifter: I detta fält kan tilläggsuppgifter i anslutning till beställningen som är avsedda för kunden eller för kuverttillverkaren antecknas. Tilläggsuppgifterna överförs inte till fakturan.

Er beteckning: Er beteckning är avsedd för kundens egna behov. Med Er beteckning kan du hämta beställningsmallar eller beställningar. Er beteckning överförs inte till fakturan.

Status: Systemet visar vilken status den aktuella beställningen har.

Kundens beställningsnummer: Är avsedd för kundens egna behov. Med den kan du hämta beställningsmallar eller beställningar. Kundens beställningsnummer överförs inte till fakturan.

4.2 Beställningens raduppgifter

Pos.: I fältet visas radnummer. Genom att klicka med musen på knappen före fältet, öppnas det radens tilläggsuppgifter.

Tilläggsuppgifter: I fältet som öppnas via denna knapp kan tilläggsuppgifter i anslutning till beställningen som är avsedda för kunden eller för kuverttillverkaren antecknas. Tilläggsuppgifterna överförs inte till fakturan.

Produkt: I fältet visas produktens produktnummer.

Beskrivning: Systemet visar namnet på den produkt som har valts för raden. Genom att klicka på Skiftnyckeln-symbolen som finns efter produktens namn tillägger man produktens tilläggegenskaper, exempelvis färgerna, förslutningssätt, fönsterstorlek, informationstjänstens symbol.

Antal: Ange mängden beställda produkter i detta fält.

Infokod: När du använder fältet Infokod specificeras fakturan enligt infokoderna. Infokoderna kan ha högst 15 tecken (bokstäver och/eller siffror).

Bild av papperskorgen/Annullering: Du kan ta bort rader från en beställning innan den är sparad. Du tar bort en rad genom att kryssa för raden du vill ta bort och sedan klicka på Uppdatera.
Om beställningen är sparad, du kan ta bort rader från en beställning fram till det att den har skickats till kuverttillverkaren. Radens uppgifter syns på beställning, men raden är inte aktiv och dess status är annullerad. Raden som är annullerad överförs inte till fakturan.

4.3 Produktens tilläggegenskaper

Tilläggsegenskaperna varierar beroende på produkt. Om någon tilläggsegenskap är obligatorisk för den aktuella produkten, visas detta genom en asterisk (*) efter egenskapen.

Material: I denna meny väljer du materialet för produkten du ska beställa.

Förslutningssätt: Välj den beställda produktens förslutningssätt på menyn.

Fönsterstorlek: Välj produktens fönsterstorlek på menyn, eller om det ska finnas ett fönster alls.

Informationstjänstens symbol: I fältet antecknas informationstjänstens symbol + servicenummer samt den servicenivå som kunden valt, om man vill att den ska synas på den beställda produkten.

Viktklass: Välj den beställda produktens viktklass på menyn.

Påsstorlek: Välj den beställda produktens storlek på menyn.

Antal färger: Välj antalet färger på den beställda produkten på menyn. Färgerna inmatas i fälten som öppnas.

Färg: Mata in produktens färg i fältet.

CMYK-färg: Består av minst fyra färger.

Färg på fliktryck: I fältet antecknas den beställda produktens flikfärg.

5. Beställningsmall

5.1 Skapa en beställningsmall

I beställningsmallen kan du färdigt spara faktureringsadress, leveransadress och de oftast använda produkterna inklusive deras mängder och infokoder. När du har skapat beställningsmallen kan du göra beställningen utifrån mallen.

1. Välj länken Skapa ny beställningsmall.

2. Klicka på Produktkatalog- knappen som finns i den övre delen i Postkuvertbutik. Välj önskad kuverttillverkare i menyn Produkter. Genom att klicka på kuverttillverkarens namn visas katalogen på skärmen. På en beställningsmall kan man bara välja produkter som tillhör en och samma kuverttillverkare. På en beställningsmall kan man dock välja flera olika produkter.

3. Det finns två sätt att lägga till produkter:

a. Välj önskad produkt genom att klicka på inköpskorg- symbolen vid den aktuella produkten på produktkatalogen.

b. Om du beställer flera kuvert på samma gång, klicka på tom ruta till höger på sidan vid de aktuella produkterna och på Överta urval-knappen nere på sidan.

4. Produkten har nu överförts till beställningsmallen och den gröna knappen indikerar det med texten ”Transaktioner bearbetas”. Genom att klicka på den gröna knappen i övre balken du kan gå till skärmen där det är möjligt att bearbeta beställningsmallen.

5. Välj leveransadress och faktureringsadress, lägg till mängder för produkter och vid behov infokod och eventuella tilläggsuppgifter för kuverttillverkare. Om ingen beställningsmängd har matats in, ger systemet automatiskt den minsta beställningsmängden.

Du kan namnge beställningsmallen genom att använda Er beteckning- fält. Med Er beteckning kan du efteråt hämta beställningsmallar.

6. Produktens tilläggsegenskaper, exempelvis färgerna, lägger du till genom att klicka på skiftnyckeln på denna sida. Välj tilläggegenskaper och klicka på acceptera- knappen för att spara ändringar. Efter godkännande är du åter på beställningsmallen.

7. Du kan spara beställningsmallen genom att klicka på Uppdatera-knappen och sen Spara-knappen.

8. Genom att klicka på Återgå-knappen på bekräftelseskärmen kan du igen gå till beställningsmallen och bearbeta den. Genom att klicka på Stäng-knappen lämnar du beställningsmallen.

5.2 Skapa en beställning utifrån din beställningsmall

Du kan göra en beställning genom att använda en tidigare skapad beställningsmall. Välj önskad beställningsmall och ändra dess uppgifter så att de motsvarar ditt önskemål.

1. Välj länken Skapa ny beställning på basis av beställningsmall.

2. Välj önskad beställningsmall genom att klicka på dess nummer.

3. Kontrollera att uppgifterna på beställningen är korrekta.

4. Om det finns produkter på beställningen som du inte ska beställa denna gång kan du ta bort dem genom att klicka på den vita rutan i slutet av raden (kolumnen Annullering) och därefter på Uppdatera. (Om du inte tillägger nya produkter till beställningen, hoppa över stycken 6-8).

5. Om du vill tillägga nya produkter till beställningen, klicka på Produktkatalog- knappen som finns i den övre delen i Postkuvertbutik. Välj den kuverttillverkare som finns redan på beställningen i menyn Produkter. Genom att klicka på kuverttillverkarens namn visas katalogen på skärmen. På en beställning kan man bara välja produkter som tillhör en och samma kuverttillverkare.

6. Det finns två sätt att lägga till produkter:

a. Välj önskad produkt genom att klicka på inköpskorg- symbolen vid den aktuella produkten på produktkatalogen. Varje klick tillägger en rad till beställningen.

b. Om du tillägger flera kuvert på samma gång, klicka på vita rutan till höger på sidan vid de aktuella produkterna och på Överta urval-knappen nere på sidan.

7. Genom att klicka på den gröna knappen i övre balken du kan gå till skärmen där det är möjligt att bearbeta beställningen.

8. Lägg till mängden och produktens tilläggegenskaper för de nya produkter på beställningen. Om beställd mängd är för liten på beställningen, ändrar systemet det till den nästa tillåten värde.

9. Spara beställningen genom att klicka på Uppdatera-knappen och sen Spara-knappen. Om beställningen är klar, klicka på Skicka-knappen för att sända beställningen till kuverttillverkare.

10. På beställningens bekräftelseskärm visas länken till tillverkarens e-postadress. Genom att klicka på denna länk kan du via den skicka en pdf-bild av kuvertmodellen eller tryckoriginalen till tillverkaren. Genom att klicka på Återgå-knappen på bekräftelseskärmen kan du igen gå till beställningen och bearbeta den. Också på bekräftelseskärmen finns det Skicka-knappen för att sända beställningen till kuverttillverkare.

11. Klicka på Stäng-knappen för att lämna beställningen.

5.3 Ändra en beställningsmall

Du kan göra ändringar i en beställningsmall när du har hämtat den via funktionen Transaktioner

1. Välj Transaktioner.

2. Välj Beställningsmallar i rullgardinsmenyn.

3. Klicka på Sök och välj önskad mall i sökresultatet genom att klicka på dess nummer.

4. Klicka på Ändra när beställningsmallen har öppnats på skärmen.

5. Lägg till eller ta bort önskade uppgifter. Du tar bort onödiga rader genom att lägga ett kryss i kolumnen Annullering i slutet av raden och därefter klicka på Uppdatera.

6. Spara dina ändringar genom att klicka på Spara.

5.4 Ta bort en beställningsmall

Om en beställningsmall blir onödig, kan den tas bort på följande sätt.

1. Välj Transaktioner.

2. Välj Beställningsmallar i rullgardinsmenyn.

3. Välj ett sökkriterium vid behov.

4. Klicka på Sök så hämtar systemet alla de beställningsmallar som uppfyller sökvillkoren. När du klickar på Papperskorg (ta bort)-symbolen i slutet av raden avlägsnas beställningsmallen.

6. Spara beställning

För att beställningen ska kunna sparas ska åtminstone en produkt väljas. Ange den beställda mängden i beställningen och komplettera produktens tilläggsegenskaper enligt minimikraven. Spara beställningen genom att klicka på Spara-knappen. Efter att beställningen sparats är dess status Öppen. Kuverttillverkaren kan inte se beställningen ännu i detta skede.

Klicka på Återgå-knappen för att fortsätta beställningen. Efter att beställningen har sparats kan du skriva ut den åt dig själv genom att klicka på Skriv ut.

7. Skicka beställning

När du fyllt i alla uppgifter som hör till beställningen skickar du den till kuverttillverkaren genom att klicka på Skicka. När beställningen har skickats är dess status Skickad av kunden.

Om du vill göra ändringar i beställningen i det här skedet måste du kontakta kuverttillverkaren.

8. Skicka en tryckmodell till tillverkaren

Genom att klicka på länken till tillverkarens e-postadress kan du skicka en pdf-bild av den föregående beställningen eller tryckoriginalen till tillverkaren per e-post. Du kan även skriva ut ett följebrev och skicka det tillsammans med den kuvertmodell du beställer till tillverkaren. Du skriver ut följebrevet genom att klicka på Skriv ut.

9. Ta bort en rad från beställningen

Du kan ta bort rader från en beställning innan den är sparad. Raden annulleras genom att kryssa vita rutan för raden du vill ta bort och sedan klicka på Uppdatera.

Om beställningen är sparad, du kan ta bort rader från en beställning fram till det att den har skickats till kuverttillverkaren. Raden tas bort genom att lägga kryss till kolumnen Annullering för raden du vill ta bort och sedan klicka på Uppdatera. Radens uppgifter syns på beställning, men raden är inte aktiv och dess status är annullerad. Raden som är annullerad överförs inte till fakturan.

10. Tillvägagångssätt vid avvikande situationer

Om du någon gång inte kan logga in i tjänsten, t.ex. på grund av störningar i dataförbindelserna, kan du använda en beställningsblankett på papper som reservsystem. Därför kan det vara bra att ha några pappersblanketter på lager. Om problemet är kortvarigt lönar det sig att om möjligt vänta med beställningen Instruktioner för exceptionella situationer

Om du någon gång inte kommer in till tjänsten, t.ex. på grund av störningar i datakommunikationsförbindelserna, kan du använda en beställningsblankett på papper som reservsystem. Därför kan det vara bra att ha några pappersblanketter på lager. Om problemet är kortvarigt lönar det sig att vänta med beställningen i mån av möjlighet.

11. Stöd vid problemsituationer

Om du har problem med att fylla i beställningar, kan du kontakta oss via e-post på adressen foretagskundtjanst@posti.com. Postis kundtjänst ger råd och handledning per telefon på numret 0200 75000 på svenska och på numret 0200 77000 på finska och. Råd på engelska ges på numret 0200 75000.

Om du har glömt eller tappat bort ditt användarnamn och lösenord, kontakta i första hand ditt eget företags administratör. Om administratörskoden har försvunnit eller om du har glömt bort den, meddela detta via e-post till foretagskundtjanst@posti.com.

12. Kuverttillverkarnas kontaktuppgifter:

Bong Suomi Oy
PB 255
01511 VANDA
postikuoritilaukset@bong.com

Edita Prima Ab
PB 200
00043 NORDIG MORNING
ritva.kinha@edita.fi

Intermail Oy
PB 169
20101 ÅBO
esite@intermail.fi